论文-浅谈校舍档案的微机化管理和应用

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1、校舍档案微机化管理的现状暨展望肖斯莉对校舍档案实行微机化管理，实现管理手段的现代化，是为了让校产管理员从繁杂的帐目处理、表册统计中解脱处来，提高校舍设施维护管理工作效率和质量。三年来的实践使我们体会到，对校舍档案实现微机管理，为我们日常校舍档案管理提供了很好的平台，对有效地管理好学校财产，实现教育资源的合理配置和高效利用效果是显著的。同时，采用校产软件管理固定资产，也极大地提高了校产管理部门的工作效率，降低了差错率。一、校舍档案微机化管理的现状自2009年起，按照全国中小学校舍安全工程的工作要求，天津市启动了校安工程。经过全市各区县及各学校辛勤的工作形成了大

2、量的文件、报告、图纸等相关有价值的档案资料，与之形成的安全工程校舍安全档案。为更好地记录和保留校安工程实施的全过程，天津市各区县建立了校舍安全档案室，将全部记载校安工程的相关资料进行整理归档，同时还保存了大量的电子文档，影像资料。面对档案资料的积累，对微机化管理这些档案资料提出了迫切的需求。随后的实践也充分证明，微机化管理给我们提供了极大地帮助，特别是通过管理软件能够更科学的管理校安工程实施以来形成的资质和电子档案以及照片、声像资料。这不仅提高了档案管理的技术手段，还为了校舍房屋档案长期化的管理奠定了技术基础。4不仅增大了档案库容量，同时可以方便的实现将档案

3、资料按照分类、分项、分卷、分册进行系统的管理，从而形成了快捷的查询、调用、数据分析使用。目前，三年的校安工程基本完成，校舍安全档案建设工作随着工程结束正在收尾。大量的数据和资料基本整理完毕。校舍安全档案管理微机化是按照校安工程档案整理目录要求。形成了系统初始化，基本数据初始化，数据维护，数据整理，整理案卷，档案查询，文件的打印，文件的输出和再利用等基本架构。二、校舍档案微机化管理的展望依据《校安工程档案整理目录》，《天津市建设工程文件归档整理规程》（DB29/T-86-2004），《建设工程文件归档整理规程》（GB/T50328-2001）。的要求，今后微机

4、化管理的工作要实现和完善以下内容：第一，以最新的天津市学校校舍代码的基础信息、全国中小学校舍安全管理系统基础数据以及校安工程过程中形成的文件目录作为档案管理系统的初始化数据，确保校舍安全档案系统数据与目前我们掌握的学校基础数据保持一致性。第二，建立校舍安全档案的文本档案，与文本档案同步的电子档案，CAD视频资料、媒体资料等完整的保存，立卷归档。第三，充分发挥档案管理系统为今后校舍管理工作形成常态的管理模式，建立档案的收集、整理、归档，立卷、查询和普及应用等多环节长效机制，发挥档案的查询和在利用，逐步建立有效地机4制，保证学校各项基础资料完整性。第四，档案微机

5、化管理是为今后校舍使用、管理、维护及相关资料的再利用，校舍管理档案的微机化管理是面向天津市中小学校舍建设，文本资料档案的管理。各区县基本资料，学校基本数据，校舍基本数据，加固改造工程资料，电子版数据，照片影像资料等。形成动态的管理模式使之为我们教育事业的发展提供科学化管理在上一个新台阶。三、校舍档案微机化管理的功能设想一是为配合文件资料接收工作，对文件目录学校代码学校和建筑物基本信息管理方面，由资料上交人员填写固有的EXCEL模板，档案管理人员通过对进行电子信息的接收完成资料信息的初步录入。二是对档案组建功能要实现下列功能：1、通过对文件资料归档案的细分，系

6、统自动搜集符合要求的档案资料，提示档案管理人员分类归档。2、并对不存能放原件的归案资料以自动生成的“索引信息页”形式归档保存。3、自动对归档文件按时间或手动顺序，排序编号，并形成案卷目录。4、自动生成案卷备考表。5、打印案卷封皮。从文件的接收开始规范日常档案管理工作到案卷的注销止，4全程监管教育用校舍、学校相关的纸质档案归档情况。改变以学校为单位管理档案的旧模式，创建以校区管理和学校管理为单位的校舍档案管理体系。通过系统形成电子管理，从学校发展、校区发展两条线反映各区县教育校舍资源的使用状况。让档案管理真正体现历史的真实、反映现代的发展状况。四、校舍档案微机

7、化管理中存在的问题在工作中我们发现，有的学校只是配了微机、装了程序，但数据录入不完整；有的学校只是开始录入了原始数据，未及时进行增减处理和数据更新；有的未按要求设立总管理员、学校总管理员和部门管理员，微机记账与手工账存在严重的不相符；有的学校因备份不及时而丢失了数据，微机账目的备份情况令人担忧。这些问题都影响了管理的效果，今后必须注意纠正和克服。4