XX公司文书档案整理办法

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1、XX公司文书档案整理办法 一、总则第一条本办法适用于公司各级档案管理人员。第二条本办法中的文书档案指得是公司在行政、党务管理中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。第三条本办法是对如何归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的规定。二、整理原则与质量要求第四条归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。第五条遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第六条归档文件应齐全完整

2、。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。三、整理方法第七条装订1、归档文件应按件装订，一个档案盒可装订数件，装满为止。2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制在后；转发文在前，被转发在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。第八条分类1、公司归档文件采用两种分类法：保管期限—年度—机构；保管期限-年度-档案内容2、首先按部门分类，跨部门的按档案内容类别分类。3、公司档案内容类别分为十类：经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪

3、器、会计业务、职工管理。第九条排列1、归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度等排列。会议材料、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。2、同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。3、对具有保存价值，但末及时归档的文件，应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件的最后。对排列在最后且与相应类别中的某件归档文件相关联的文件，可在归档文件目录备注中注明“此件与X件为同一事由”或标注“相互参见号”。4、文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有页码为序；无页码的文件以件为单位，从“1”开始编制流水页码，正面在文件

4、右上角，背面在文件左上角第十条盖归档章1、在文件首页（文件处理单）上方左侧空白处加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号等项目。归档章的格式为长60mm，宽22mm，分为6格。2、归档章格式全宗号年度室编件号机构或类别期限馆编件号第十一条编号1、档案室将归档章的各个项目依次填写；2、全宗号：立档单位编制的代号。公司档案室全宗号：4100公司办档案柜全宗号：4101技术部档案柜全宗号：4102销售部档案柜全宗号：4103财务部档案柜全宗号：4104生产部档案柜全宗号：4105质管部档案柜全宗号：4106供应部档案柜全宗号：41073、年度

5、：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2000”。4、保管期限：是指文件在归档时划定的保管期限，直接标注“永久”、“30年”、“10年”。填写该档案的保管期限时，按《XX公司归档范围及保管期限》填写。5、机构（类别）：是指作为分类方案类目的机构（类别）名称或规范化简称。6、件号：件号又分为室编件号和馆编件号两种。馆件号不填写。室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号。7、填写归档章内项目时，应使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。第十二条编目归档文件目录包括以下内容：1、件号：填写室编件号。2、责任者：制发

6、文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称，不能使用“本局”、“本部”等简称；联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。3、文号：文件制发单位的发文字号。4、题名：文件标题。文件没有题名或题名不规范，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[]”号。5、日期：文件的形成时间。具体填写日期要用8位阿拉伯数字标注年月日，如：20030416。6、页数：填写每件归档文件的实际页数。指每一件归档文件的有效页数。7、填写归档文件需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。8、档案编目举例

7、：4101-永久2010-05（全宗号-保管期限-档案盒盒号）件号责任者文号题名日期页数备注1公司办公司人发01号文件关于生产部工段长调整的通知201001123　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第十三条装盒1、按顺序将文件依次装入档案盒中，盒满另装；　　　2、填写盒内《备考表》。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。3、填写档案盒封面、盒脊的项目。档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等