材料整理、建档工作基本要求

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1、河南科技学院新科学院学士学位授权评建材料整理、建档工作基本要求为确保我院学士学位授权评建工作统一、有序、高效地进行，使各类评建材料的收集、整理和建档工作更加科学化、规范化，特制定本要求。一、材料分类评建材料主要指支撑“河南省普通高等学校新增学士学位授权单位、学科（专业）评审指标体系”某个观测点所需的各类佐证材料和支撑材料，如各类数据统计、图表说明、名册、人事档案、各类证书等。（一）、评估材料分为学院层面材料及院系本科专业材料，其中学院层面材料由各职能部门和各教学系部负责整理提供，学院迎评办材料组负责统一归档；院系本科专业材料由专业所在系负责收集、整理、归档。（二）、按评估材料的形成过程

2、，可以分为原始档案材料、新建档案材料及评估工作材料（评估过程中的工作材料）。（三）、按材料形式，可以分为文字类、原件类、综述类、表格类材料。二、材料格式要求（一）、各类原始材料（如管理文件、制度，会议记录、纪要，历年工作安排、总结等）一般应采用原件，以体现材料的真实性。原件类材料的纸张大小不必完全统一。（二）、新建文字材料均采用WORD文档格式，具体格式要求见附件。（三）、所有的复印件统一使用A4纸。（四）、文件、资料中如有附件，应在正文后标识“附件”9，并标明附件名称，对于数量较多不便统一分装的背景材料应标明保存地点（如试卷、论文等）。凡正式文件、材料必须落款并加盖公章，需落款的材料

3、应署成文单位全称，同时打印成文日期。（五）、照片类材料暂不做粘贴、装订，装袋后分类保存，并标明内容与数量。电子版类材料刻录光盘保存。（六）.各类证书（学历、学位、专业技术职务、获奖、荣誉证书等）由各部门（单位）列出清单，并采用证书复印件归档。（七）、填表要求1、根据迎评办提供的各类样表，用中文Word建立各种结构分析表。每一类表都要分学年分别统计、建表。2、不要随意更改表格所列项目，对表格内容形式不明确的，请与迎评办联系。3、各职能部门组织各系部填写各类表格，所有表格请在2月24日前报送给各职能部门，各职能部门汇总后于2月27日前交评建办，并附电子版。三、材料建档要求（一）评建目录。评

4、建材料目录共分三级：一级目录：《河南省新增学士学位授权单位、学科（专业）评审指标体系》中的一级指标。例：（一）学校办学指导思想二级目录：《河南省新增学士学位授权单位、学科（专业）评审指标体系》中的二级指标。例：1.1学校定位三级目录：说明“二级目录”所需要的具体支撑佐证材料说明：根据实际情况，如果三级目录还不能满足材料准备的需求，可继续伸展，用其它特殊符号区分材料的层次性。每一个三级目录下的材料订在一起，三级目录的材料一定要有封面和子目录。封面、档案盒格式见附件。（二）评估材料统一用档案盒及文件夹分装。档案盒正面、侧面应有标签，各系部标签按规定打印，标明内装材料。文件夹上首页标明本文件

5、夹内材料目录。（三）每个档案盒内必须有打印的材料目录，列出该档案盒内所包含的材料清单。其后是按目录次序排列的相应档案材料。（四）9对需要进行后续补充、完善、积累的材料，暂不做整册装订；对需要修订的材料及未完成的统计表暂不打印装盒，待定稿后打印装盒，以减少浪费。（五）各部门必须设置专柜陈列各类评估档案资料，集中管理，专人负责。四、材料归档年限材料、数据采集及整理、归档时间为2008年9月1日至2012年4月1日。除“办学条件”、“教学条件与教学管理”指标中的有关项目以自然年度统计外，其余材料均以学年为期限统计或归档。五、其他要求（一）评估材料要做到原始性、真实性、针对性、层次性，已经形成

6、的原始材料不得随意改动，新建材料规范到位，要注意积累评估过程中的工作材料，如各种学习宣传材料、评估工作计划、总结等。（二）学院下达给各部门的收集、整理和提交材料工作任务，主要基于其对应性、相关性考虑，在任务分解上虽然明确相应的部门和单位，但仍有交叉或不够全面。凡材料内涵所涉及的部门和单位，都必须按评估指标体系的要求将与自身工作有关的零星材料收集、整理和汇总，并提供给相应的部门归档。（三）各部门提交的统计数据必须准确一致，数据的统计应有出处和来源，标明统计的日期、统计人员的姓名。所有的数据必须有支撑材料说明，支撑材料要齐全、准确。（四）所有收集、整理出的材料（尤其是综述材料），都必须有据

7、可查，要注意收集原始依据材料。各部门领导及相关工作人员，对材料的名称、来源、原始依据都必须做到心中有数，要做到说得出，理得清，道得明。（五）各系部提供给学院层面的所有文件材料及数据均应有备份留存。各系部的评建档案要规范、齐全、整洁，编目清楚，排列有序，便于查找利用。要求材料保管人必须十分熟悉材料的陈列位置、材料的内容。（六）材料描述过程中应使用规范、统一的名称和术语。如统一使用“学院”、“我院”，不用“学校”、“我校”等提法。9附件一：新建材料