城市建设档案著录规范1

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1、城市建设档案著录规范（GB/T50323—2001，建设部、国家质量技术监督局2001-03-05联合发布，2001-07-01实施）1总则1.0.1为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。1.0.2本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。1.0.3城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。2术语、符号2.1术语2.1.1城建档案（urbanconstructionarchive）　　在城市规划、建设及其

2、管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。2.1.2建设工程项目（constructionproject）　　具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。2.1.3　单项工程（singleproject）　　在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。2.1.4工程档案（projectarchive）　　工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接

3、形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。2.1.5案卷（file）　　由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.1.6城建档案著录（descriptionofurbanconstructionarchive）　　编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。2.1.7城建档案著录项目（itemofdescriptionforurbanconstructionarchive）　　揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、

4、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。2.1.8条目（entry）25档案著录的结果，是反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。2.1.9著录格式（descriptionformandformat）　　著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。2.1.10档案目录（catalogueforarchives）　　按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。2.2符号2.2.1著录用符号　　为了区分

5、、识别各著录大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表：2.2.1　　　　著录用符号及用途符号用　　　　　途.—置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项，用于区分各大项＝置于并列题名之前：置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著录小项／置于第一责任者之前；置于其他责任者之前，多个文件编号之间，用于区分同一著录小项的各著录单

6、元＋置于每一个附件之前［］置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者略时的“等”字（）置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等？置于不能确定的著录内容之前，一般与［］号配合使用—用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间…用于节略内容□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”表示2.2.2著录用符号使用说明　　1．“．—”符号占两格，在回行时不

7、应拆开。“[　]”和“（）”25左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。　　2．如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“．—”。3．不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。3基本规定3.1著录级别与著录详简级次3.1.1依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。1．工程（项目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。2．案卷级著录是一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。3．文件级著录是对一

8、份文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.1.2著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。　　1．条目仅著录必要项目的称简要级次。必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。　　2．条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级