第2章--表——Access的“仓库”-考勤管理

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1、第2章表——Access的“仓库”“货架”——认识“表”的结构存储数据的架构——创建“表”规划“容器”——“表”中“字段”的设置“归类”引用——设置“表”的关系“容器”包装——设计“表”的外观典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”2.1“货架”——认识“表”的结构如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有规律的码垛着各种货物。字段字段属性2.2存储数据的架构——创建表2.2.1输入数据直接创建表123双击直接输入单击单击456单击输入2.2.2使用“表模板”创建表选择1单击23设置“表”字段2.2.3通过“表设计器”创建表1单击“表

2、设计”按钮2单击“创建”标签34输入字段名称选择数据类型在此可设置字段参数右击“ID”5选择“主键”6新建“部门”字段7单击8单击9输入单击1011创建的“部门表”2.2.4边学边练：“计件工资管理系统”的表对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工资管理系统，是很多企业所关注的。本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创建的表格。2单击“创建”设置主键1单击“表设计”按要求

3、输入相应的“字段名称”，并设置字段的”数据类型“34选中“性别”字段5在“有效性规则”属性中输入：“男“Or“女”7设置字段大小为26创建了“人事表”后，按照相同的操作步骤，创建其他表按照相同的步骤设置其它字段的“常规”属性。设置完毕后将此对话框关闭，并选择保存为“人事表”后，即可完成此表的创建82.3规划“容器”——“表”中“字段”的设置2.3.1Access2007中的字段类型在Access2007数据库中共有11种可用的数据类型：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们的作用如表所示。某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我们主

4、要需要考虑如下几个方面的内容。1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储65535个字符）型字段。3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。Access2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能求和。4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，1

5、20，2，21，210。5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组。2.3.2Access2007的“字段”属性在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储格式。右击“人事表”，选择“设计视图”命令12选中“姓名”字段文本型字段的15个属性“字段大小”属性的意义为：“字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型。文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。文本型数据的大小范围为0～255个字节。数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数

6、据的大小范围亦不相同。至于其它字段，这里不再详细叙述。2.3.3设置“字段”的显示和打印格式1．文字型数据“格式”的设置方法我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置前和设置后的效果。设置前设置后选中此数据类型12在格式栏中输入：“所在部门是：&&&&&[蓝色]”通过这些设置就会实现上边的效果了右击我们前边创建的“部门表”，选择“设计视图”命令，打开此表的设计视图窗口2．数字与货币型数据“格式”的设置方法右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口添加此字段，并将数据类型设置为“数字”12单击格式旁的下拉箭头，可以选择所要设置的货

7、币格式这样即设置了货币型数据类型3．日期型数据“格式”的设置方法右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口添加此字段，并将数据类型设置为“日期/时间”12单击格式旁的下拉箭头，选择所要设置的“日期/时间”格式这样即设置了日期数据类型2.3.4设置字段的输入格式用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且位数不能输入错误。为了实现这些功能，我们需要设