会议接待程序33307

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1、会议接待规范纲要一、准备工作1.会议类型：公司会议/单位会议/政府会议/其他2.熟记会议内容（包括会议行程、名单表等）、房间数量、房间类型、房价、入住手续以及相关配备等；详阅接待通知单3.在会议客人抵店前，预先准备会议用房及制作房卡，并与客房联系确保房间为干净房；制作房卡需注意4点：A.—个房间要设置几张卡B.是否提前试卡C.VIP的房卡D.关于离店日期的设置（根据会议接待通知单,如有延迟退房超过当U18点的就应加设次日为离店日期）4.根据会议要求提前做好安排：房号告知总机或房务中心确认是否关闭电话（或关长途）、撤吧、是否赠送水果、鲜

2、花（数量是否不同）5.会议客人几点抵店入住，分批或是统一过来，前一天是否需预留房间，预留几间6.房号是否已告知客人或已传真，是否有变动，如有，及时更新信息，联系销售部或会议联系人，作好解释工作•（如房间有更换，房号有变动，房卡应及时做相应的更改更换工作・）7.熟记会议的联系人、签单人及其联系电话号码，熟记客人的特殊要求（如重要客人的房间DND及保密情况）二•接待会议入住1•如客人自行到店A.收取客人证件并登记B.为客人安排好房间后根据会议要求收取押金或其它C•向客人介绍酒店情况并咨询客人是否需要叫酮服务，告知客人用餐时间、地点与如何拨

3、打内外线，房间互拨电话等D.如客人比预计会议时间提前抵店，查看是否有房间，房价是否可享受会议价，手续怎么办。请示该会议的销售部人员。2.由会务组接待A.把预先准备好的房间及房卡与会务组人员确认，有效签单人才可以拿卡；可提供的0K房B.协助会务组确认接待情况，根据需要可派人专人协助。需确认以下几个方面：总入住房间数、取消房间数、当晚需保留房间数、后期仍需预定的房间数3.统一到店A.收取证件并登记（也可由会务组等客人入住后统一收取登记）B.接待人员与会务组确认房间数、叫醒时间及用餐人数、用餐时间、地点C.经确认后请会务组负责人在确认单上签

4、字确认4.会议分签单和自付两部分的客人A.主动与会务组联系，请其提供签单和自付客人的名单和房号，问清签单与自付的客人的手续如何办理•在电脑上设置不同付款方式的帐户，将核对好的客人信息分别输入相对应的主帐户中.B.与会晤组确认好客人来前台拿卡的凭证，要区分好签单和自付的客人的不同凭证，如凭卡袋或押金单或会晤组签字凭证等C.客人來前台拿卡，分清客人的凭证，如是签单，请其出示证件登记签名即可;如是自付，请其出示证件登记并通知收银收取押金并登记签名.D.客人若对付款方式有疑义的，及时与会晤组联系说明客人的意见，请其协调，确认好其付款方式后并做

5、跟进，作好客人的解释T作.E.房间入住完毕，应做最后的审核，是否将客人放置正确的帐户中,避免出现口付客人却在签单主帐中•或将签单客人放置自付客人主帐中,引起不必要的投诉.三•信财储存1.将确认后的名单转交礼宾部、以便发放行李2.修IE所有更改事项后，及时将所有信息输入电脑中四•增房或减房1.是否做好记录？增减房间是否及时将房号通知房务中心和总机（附会议取消表或会议增加房间表）1.会议入店时，临时要求增加房间：请示销售部，在房间允许的条件下接待员应尽量满足客人要求；如何付款：耍与销售部联系确认，自付或签单，若是自付的情况下是否享受会议价

6、。接待员应严格把关，并按有关规定办理2.如要求减房：需请示上级是否收取费用；接待员也应及时与销售部联系，以免耽误可售房的置留;取消房间应在会议取消房间表格中作好记录，并与会务人员签字确认其取消的房间数量.五•房租报表1.每日中班作出房租报表，大夜接待与收银的审核，第二日早班的与会务组确认签字2.如出现问题或差错的，要及时上报或请示六.会议未结朿前，任何相关资料都要统一保存，客人有需要我们的资料，未经请示不的复印或直接给客人带走。