文控中心管理制度

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1、文控中心管理制度第一章总则一、目的为规范公司技术文件和质量文件的资料管理，加强产品资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本管理制度。二、资料范围文控中心的资料范围确定为：a)公司的质量手册（质量管理体系）b)公司的程序文件；c)产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件；d)外来产品图样和设计文件；e）产品工艺文件（过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书

2、、零件入口检测单、产品更改通知单等）；f)产品生产过程中的各类质量记录（生产过程报告、检验报告等）g)公司制定和购买的各类标准；三、义务公司内部各部门和个人应当遵守本管理制度，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制由文控中心负责文件的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管，由质量管理部部长直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、职责文控中心既是公

3、司产品及质量文件永久保存和保护的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责：1．负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件，并对各部门的技术、质量文件进行监督、指导和检查。2．制订和组织实施公司关于质量、技术文件和资料工作的规章制度。3．负责公司技术、质量文件及有关资料和标准的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料查阅、下发活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。6．

4、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章文件资料的管理工作六、文件资料的收集1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催促办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。七、文件资料的归档、立卷与管理1．区分全宗，确定立档单位。2．分类：依据供应商和产品的项目代号将资料分类。分类除按大类外，同时按是否保密、保密程度来分。2.1大类分为：

5、质量文件：A质量手册；B程序文件；C质量记录技术文件:D产品资料；E工艺资料；标准类文件：F公司标准；G国家标准；H企业标准2.2保密用Y表示，非密级则用N表示。2.3密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4.资料排列：资料按技术文件和质量文件依次放在一起，有左右件区分的左件在前，右件在后。并编制资料目录。5.对所有公司质量文件和技术文件系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），并按一定次序排列和存放。6.每年年末对文件资料进行一次清理，清除不必

6、要保存的材料；对破损和褪色的资料进行修补和复制。7.对文件资料的收进和移出、数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。技术部产品工程师及质管部检验员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员；文控专员将报送的资料原件保存，并建立台账。8.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。9.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。八、文件资料的保管1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；2

7、．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。九、文件资料借阅、利用工作1.资料一般仅供在文控中心保存，公司工作人员如需借阅时，须登记后方能调阅。2.公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因

8、公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。3.借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。4.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。6.外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控