基层档案收集工作的问题与对策

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1、基层档案收集工作的问题与对策基层档案收集工作的问题与对策【中图分类号IG272.2【文献标识码】A【文章编号】1004-7484(2010)08-Ob-02收集工作是整个档案工作的基础和关键，收集工作的好坏，直接关系到档案形成的完整与否。俗话说：“巧妇难为无米之炊”,在最初的档案收集过程中，如果收集不全，何谈日后的鉴定、整理及提供利用?所以，收集工作是整个档案工作的基础和关键。文件材料收集不全的现象仍或多或少地存在着，并IL直接影响文书立卷的质量。这个问题应当引起我们大家的重视。要解决这个问题，首先应分析造成材料收集不全的原因，接下来才有的放失，把问题解决好。1当前收集工作存在的主

2、要问题单位领导是档案管理现代化建设的决策者，决定着该单位档案工作管理的命运和前途。然而，有些单位领导在归档意识上不重视，很容易造成重要文件不能及时归档的问题出现。如开会带回的文件材料不及时交文书保管，而是把经常需要参考的文件带在自己身边,不注意对其进行妥善保管，更有甚者，随手便将文件材料扔进纸篓。这样，稍不注意，就会把文件损坏或将苴丢失。势必造成文件材料归档不够齐全完整。文件缺件较多，不能按时移交归档，造成案卷无法编号、输入微机,影响档案工作其他环节的正常展开。针对这些问题，文档人员有必耍从对工作高度负责的角度出发，向领导讲明道理,讲明立卷归档范围及其档案的作用和意义。而对于领导经

3、常用的文件材料可提供复印件给他们,这样用起来放心大胆，用旧了可以再复印，丢失了可以再补。同时还耍严格落实立卷规章制度管理。档案部门和业务部门耍按规定,对应立卷归档的文件材料进行认真清理，市承办部门立卷完毕，经档案部门审核无误后办理交接手续。这是在正常情况下进行归档工作的主耍形式，也是档案部门开展归档工作的经常性任务。在归档过程中，档案人员要按收发文登记督促，指导文书立卷人员按登记如数移交。确保单位文件材料收发处理的总记录。2内部机构各自为政的问题加强组织领导。档案管理现代化建设是一项系统工程，决不能各口为政，必须加强组织领导，搞好宏观管理。加强档案意识和法制观念,认真贯彻《档案法》

4、。现实中，有的单位领导依法治档的自觉性不高，对档案工作没有引起足够重视，依然存在“说起來重要，做起来次要，忙起來忘掉”的现象，致使出现该归档的文件材料没有归档等违法现象发生。笔者在整理基层文件材料过程中发现,有些归档的文件材料只有复印件而没有原件。问明情况才知道，是内部科室将文件的原件留了下來。他们认为，这类文件与本科室关系密切，自己保存原件放心,而没有认识到原件交到档案室集中统一管理是最有效、最安全的。在这种情况下，文档人员应主动协调好科室与科室之间的关系,讲明集中统一管理档案的好处，并把有关档案管理的规定反复说给他们听，让他们引起足够的重视。同时，抓住关节点及时归档，文件材料的

5、立卷归档是文书工作的最后环节，同时乂是档案工作的起始环节。可以说，立卷归档有保存价值的及时移交档案室归档。对于本单位召开的重要会议，因涉及多个部门承办，承办人员应主动整理立卷移交档案部门,对于密级较高的会议，为了使会议文件技能按时立卷归档,乂不泄密，归档后要严格控制利用范围。在文书立卷之前，要下好通知，让各科室把已经形成的或已阅办的文件材料（原件）及时送交档案室集中立卷，以确保文件材料的完整与齐全。做好利用T作，打消利用者的顾虑。主动地为利用者提供档案信息服务。3基层文档人员业务不熟或责任心不强的问题档案人员专业素质不高,业务技能不强，也是造成档案丁作不能健康发展的主要原因。有些新

6、上岗的文档人员，由于对文书立卷的基础知识掌握不牢，平时的收集工作就没有做好。如请示、批复不在一起，底稿与正稿分家，正件与印件不完整。如果遇上不负责任的文档管理人员，文件材料不能及时理顺归档，就会随着时间的推移而将其丢失，人为地造成立卷工作中的“脱节”现象。解决这个问题的办法除了档案行政管理部门在文档人员上岗Z前加强业务培训外，还要建立健全管理制度。设立档案人员岗位责任制，确保有关法规和制度落到实处，制定有效措施明确责任，依法管理,做到有章可循，有法必依，使Z逐步变成自觉行为,确保档案管理工作跟上单位进程。总Z,基层档案收集不全的问题是多方面的，需要我们广大档案工作者共同努力，这项工

7、作既需要档案行政管理部门的宣传、指导、监督，更需要各单位文档人员不断学习新知识，提高业务能力，把可能在立卷过程中出现的问题,消灭在平时的工作中。只有这样，才定能提高工作效率,有效地保证立卷工作的质量，以此赢得利用者对立卷归档的支持。作者单位：山东省青州市人民医院262500