信息服务与用户 第九章 信息机构管理

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1、第九章信息机构管理信息机构是实施信息搜集、加工、分析、储存、传递等有关信息管理活动的组织形式。主要包括图书馆、情报所、统计局及其他政府信息服务机构等非营利性信息机构(或称公益性信息机构)，以及以咨询公司为代表的营利性信息机构有时把某个企业专门从事信息管理相关业务的部门称为信息机构9.１信息机构管理的本质图书情报机构是非营利信息机构，也就是说，这些机构的首要目标是传播信息，推进经济、科技与社会的进步，而不是营利。一个非营利信息机构的继续存在必须与继续为社会提供信息服务联系在一起。这种机构之所以有必要存在，就是因为

2、它能完成营利机构所不能完成的为社会普遍服务的使命，这也是它能吸引人们为之工作并能争取到外界支持的原因所在。无论一个信息机构建立的目的是要获取利润还是要推行普遍服务，为了实现它的目标，都必须要运用现代化管理办法。我们认为非营利信息机构管理的本质在于：第一，要找到有利于推进其信息服务事业更有效率、更经济的管理模式。第二，要在政府投资日益减少的情况下吸引或获取足够的经费，以保证信息机构完成它们的社会使命。这些经费可以是政府或基金资助、私人或公司捐赠、机构的营业收入，但无论如何，一个非营利信息机构为了生存，至少要做到收

3、支平衡。这是现代非营利信息机构的管理重点。9.2信息机构的经营思想非营利信息机构也经常担心经商是否会影响政府投资部门和私人捐赠者支持非营利事业的积极性。换言之，来自商业冒险的源源收入会使政府和捐赠者感到资助变得没有必要了。这种风险确实存在。但是，有两方面的好处足以使非营利信息机构去冒此风险：第一，用从事商业行为获取的收入来代替本来就不稳定的政府资助是最好不过的；第二，非营利信息机构从经商中得到其部分收入这一事实，很可能会促使私人捐助者甚至政府部门给该机构以更高的评价。9.2.1开发市场为了获取资金发展公益信

4、息服务的目标，非营利信息机构必须认真地像成功的咨询公司一样采用“市场导向”策略。非营利信息机构要随时了解市场的需求，而不能主观想象公众需要什么。9.2.2利用相对优势相对优势是指一个组织机构在哪些方面可以相对地比它的竞争者干得更好，在哪些方面是独一无二的，以及在哪些方面可以充分利用它的天生实力。这样，就要求对一个信息机构的实力和弱点做客观的评价，并与其竞争对手就同样的方面加以比较。在这个充满激烈竞争的社会里，一个组织只有清楚地认识到其实力所在，才能客观地确定它的发展方向。9.2.3寻求资助寻求资助是非营利信息机

5、构获取资金的一个重要途径。信息机构可以用以下指标来评价申请资助项目：(1)满足社会的成本—收益效率，即社会能否负担预计收益的成本。(2)项目获得支持的可能性，即该项目是否有市场。这需要进行双重检验：社会对该项服务有没有需求，以及有没有愿意资助此项目的人或者愿意为该项目奋斗的人。9.2.4投资投资是非营利信息机构的一种非常重要而又普遍不受信息机构重视的营利方法。对非营利信息机构来说，进行有效的投资选择是获取资金、保证公共事业发展的重要途径。一个非营利信息机构可以按下列方式筹措投资资金：(1)用现在正在进行的创

6、收活动所得到的收入进行投资。(2)用风险资金或其他传统的公共或私人资金来资助高质量的新的商业活动。(3)同某个商业信息公司联合投资来发展商业。(4)由商业公司提供所有的资本和直接管理，而非营利信息机构的主要作用限于对商业公司产品的许可和进行质量控制。信息机构在选择投资方式时，必须分析如下因素：(1)是否能够为投资计划或项目提供技术或资源；(2)在计划允许的资金范围内，可提供哪些实施本计划商业经验所需要的专门技能和经验；(3)在商业投资中所寻求达到的目标是什么。9.2.5营利部门的设置非营利信息机构为什么要另

7、外设置专门营利的部门?原因有二：第一，非营利信息机构如果经商在经营管理方面的能力令顾客担心，它很难改变顾客心目中已经建立起来的固有认识，人们通常认为非营利信息机构在商业活动中是缺乏经验的。第二，机构的宗旨可能被混淆。非营利信息机构和营利信息机构两者之间的文化价值观念相差较大。9.3信息机构的管理方法战略规划、营销活动和预算是一个信息机构确定和重新确定其方向的最重要的管理工具。尽管宏观规划、营销计划和预算是互不相干的管理技巧，但把它们综合成一个协调的过程则是高级主管确定其信息机构基本方向必不可少的手段。它们能

8、够使管理适应变化，并能够提供程序上的手段使该机构的计划和运转适应新的环境。9.3.1战略规划战略规划是确定一个信息机构发展方向的关键。在通过战略规划确定方向的过程中，首先应确定信息机构的任务性质——该机构应该是怎样一个机构，它应该提供什么服务和为谁服务。构想一个成功的战略规划，应遵循以下几个相协调的步骤：(1)任务的确定；(2)评价竞争对手的行为；(3)外部环境的评价；(4)支出和收入