chapter7goodbusinessletter规范的商业信函

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1、译文第七章规范的商业信函7・1简介规范的商业信函冇助于扩展业务和壇加利润，但不规范的商业信函会令公司失去发展机会。下面几条方针有助于写好服装行业的商业信函。(1)耍明了、简洁、有条理性。(2)不要写混淆、过长或无意义的信件。(3)要有礼貌、友善和正式。(4)明确沟通。(5)精练且目的明确。7.2信封7.2.1信封样式信封应与信头颜色、质量，以及其他品位保持一致。地址的第一行应该写在信封中间偏离少许的位置。并且信内地址应与信封的格式一样(表7・1)。表7-1信封样式邮票回信地址：：PoloCo.Ltd.36,OxfordSt.Lo

2、ndon,W,5England航空信件去信地址:MerchandiseGroup26CaliforniaAvenueSmith先生收启Seattle,WA6288USA722信封备注备注词语应打卬在信封左下角位置，例如下面词语:(1)航空邮件、印刷品、快递、挂号等。(2)由……先生托交或……小姐托交等。(1)由……先生收启或推荐……先生等。7.3商业信函的构成7.3.1信文样式为了方便读者阅读，一般国际商务函件应按一定的顺序撰写，下面是一个标准样式(表7-2)o表7-2齐头样式信头参考编号日期信内地址指定收件人称呼主题正文结束语

3、公司名称笔者署名(签名)笔者姓名(打字)头衔附件7.3.2样式说明(1)信头：信头的内容包括：名字和地址、电报地址、贸易商标等。并且信头的设计必须品位高，书写大小要适屮。(2)口期：口期填写成一直线。下有两种口期写法：美式写法：May1,2001or1May2001英式写法：1stMay2001(3)参考编号：指文件的编号。(1)信内地址：包括了头衔、人名、收信人的地址，这些都通常写在信文上面左边位置。具体细节应按以下顺序写：人名头衔公司名街道地址城市(州/省)国家(2)指定收件人:收信人(3)称呼：称呼应该与信内地址第一行齐头

4、编写。称呼后的标点为逗号“，”。下面是一些正式与不正式的称呼：正式的称呼：Sir,或Madam,不正式的称呼：DearSir,或DearMadam,(4)主题：主题是正文的概括，方便收信人快速了解信的主要内容。(5)正文：信件的主耍组成部分，可包括一个或几个自然段落，清晰愉快地表达你的信息。(6)结朿语：结束语的位置根据签名的长度来确定。它应该从垂直屮心的右边开始，且不能越过右边界。应该写在信文最后一行低两行以上的位置。一般信函的结束语包括：Respectfullyyours>SincerelyyoursTrulyyoursYo

5、ursfaithfully等。(7)寄信人信息：指写信人或口述人的信息，署名必须用手写。信息包括有:公司名、笔者署名、打印名和头衔等。(8)附件：例如价格表、产品口录或其他特殊备注等。7.4示范信函7.4.1询问与订购普通的询问与订购信应以简洁和清晰为原则。内容必须包括了产品口录表、价格表、单价和样板等。询问与订购信函耍简明扼要，讣收信人确实清楚查询内容。案例I：第一次询问2010年5月18日GarmentProductsInc.312WesternHighwayAustinUSA先生：您好，我们想了解你们是否可捉供大量的纯棉男

6、装衬衫、罩衣、短裤、工装裤和牛仔裤等。我们还盂要大屋的双面羊毛地毯，请将仓库冇的或你推荐的所冇产品冃录寄送给我们。期待你尽早回复。敬上，R&kTradingOfficeIvyWang跟单员案例II:答复第一次询问2010年5月28HMrs.IvyWangR&kTradingOffice8WhitStreetManchesterEngland王女士：您好，谢谢你5月18Fl的询问信件。很高兴你对我们的产品感兴趣。我们正将一份最新的有单独封而的目录表复印件连同产品样板一起寄送给你。我们还生产各种皮衣服装，贵公司可能会感兴趣。这些产品

7、的插图都刊登在我们的产品目录屮，这些产品与我们的机织产品同样具有高质最。刘女士拜访时将向您展示样甜。我们希望尽早接到您的订单。敬上，GarmentProductsInc・KevinZhang经理案例III:确认订购⑴2010年7月16日JennetGarmentInc.ShenzhenChina先生：您好，贵公司在11月25口发出的马海毛地毯，我们已于1月3日收到,完整无缺。对于你们对我们订单的快捷处理与关照，深表感激。敬上，R&kTradingOfficeq叫%处乡IvyWang跟单员案例IV：确认订购(II)2010年3月5

8、F1MiCKMerchandiserWoolGarmentInc.Bradford&YorkshireUK先生：您好，我们非常高兴收到您在5月18FI寄來的有关印花棉布的订单，同吋也欢迎您成为我们的顾客。我们确认以信屮规定的价格提供印花棉布，并安排在下周装船发