数据库Access 2003应用教程 人民邮电出版社ch6

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1、第6章报表报表是Access的对象之一，是打印后的成果，也是数据库应用的最后目的。我们可以控制报表上每个控件的大小和外观，按照所需的方式显示信息便于查看结果。在Access报表设计中，还可以实现一些复杂的计算，如对数据进行分组、统计、汇总等，这些都是非常实用的功能。报表的基本概念6.1快速创建报表6.2使用设计视图创建报表6.3报表打印6.46.1报表的基本概念6.1.1报表的类型1．纵栏式报表2．表格式报表3．图表报表4．标签报表6.1.2报表的组成在报表设计窗口中包含了7个节，数据可置于任一节。每一节任务不同，适合放置不同的数据。1．主体2．页面页眉、页面页脚3．

2、报表页眉、报表页脚4．组页眉、组页脚6.1.3报表和窗体的区别窗体是交互式界面，可用于屏幕显示。用户通过窗体可以对数据进行筛选、分析，也可以对数据进行输入和编辑。而报表是数据的打印结果，不具有交互性。窗体可以用于控制程序流程操作，其中包含一部分功能控件，如命令按钮、单选按钮、复选框等，这些是报表所不具备的。报表中包含较多控件的是文本框和标签，以实现报表的分类、汇总等功能。6.2快速创建报表6.2.1自动创建报表使用“自动创建报表”，可以创建纵栏式或表格式两种类型的报表。纵栏式报表每个字段占1行，这类报表将耗费大量的纸张；表格式报表每条记录占1行，是最常用的形式。1．使

3、用“自动创建报表”创建纵栏式报表【例6-1】使用“自动创建报表”创建如图6-1所示的“课程名称”（纵栏式）报表。2．使用“自动创建报表”创建表格式报表6.2.2使用向导创建报表1．建立邮寄标签【例6-3】使用“自动创建报表”创建如图6-4所示的“学生通知”（标签）报表。2．使用报表向导【例6-4】使用报表向导创建如图6-13所示的“学生信息”报表。6.3使用设计视图创建报表6.3.1丰富报表内容使用报表向导创建的报表，自动在页面页脚加入页码和日期。同理可以插入日期。6.3.2使用设计视图创建排序和分组报表分组和计算是报表的重要功能。分组的目的是以某指定字段为依据，将与

4、此字段有关的记录打印在一起。计算功能则可使用在任意报表，不一定非与分组功能共同设置。但是，常在分组报表中加入更多计算功能，这样的计算才有分析意义。1．以学号为分组打印成绩单【例6-5】使用报表向导创建分组的“学生成绩单”报表，如图6-28所示。2．以日期字段为分组【例6-6】为“学生信息”报表添加分组设置，如图6-30所示。图6‑30按年分组后的学生信息3．在分组报表使用函数【例6-7】为“学生信息”报表分组页眉添加含有函数的控件，如图6-31所示。图6‑31分组页眉中使用函数6.4报表打印报表每页打印的记录数与每条记录的高度有关，若高度越高，则可打印记录数愈少，每条

5、记录的高度等于主体的高度。6.4.1报表页面设置版面指的是报表页面在打印时的设置，如纸张大小、打印方向等。由于报表必须通过打印机输出，所以也可以在报表中针对打印机做打印前的更改。1．更改报表边界【例6-8】为“学生信息”报表设置页面。2．计算及更改报表宽度3．更改打印方向6.4.2分页打印报表在默认情况下，报表会依纸张大小及各节高度自动分页，若本页不够打印时，即移至下页。当然，也可为报表指定固定分页的位置或方式。1．强制分页2．保持同页3．分页控件6.4.3分列打印报表在报表中，分列打印主要用于字段数较少的报表中，其目的是为节省纸张，重复打印。如果要多列打印，先要将页

6、眉中的字段标签复制、粘贴，再将粘贴的标签移动到适当的位置（页眉的右半部分），然后调整好布局，如图6-38所示，设置相应的列数、列宽，列布局。6.4.4打印报表打印报表的操作相当简单，只需要指定打印机并执行打印即可。1．打印前先预览2．指定打印机及执行打印3．报表打印中的常见问题没有每页打印记录数没有空白表格线