建立资料库(清单)注意事项

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1、建立資料庫(清單)注意事項每一欄的頂端儲存格各賦於一欄位名稱空白欄列不要出現在資料庫中最好每一頁工作表僅設一資料庫在資料庫最底列預留空白以便日後新增最好為資料庫儲存格範圍定義一名稱1清單的排序與篩選資料清單的排序篩選清單資料2篩選清單資料進入篩選清單篩選清單自訂篩選清單離開篩選清單環境3進入篩選清單(一)原始資料將作用儲存格移至清單的任意位址4進入篩選清單(二)執行資料功能表篩選指令內的自動篩選指令5篩選清單在標記內有一個鈕，若按此鈕將出現一個下拉式選單，此選單將包含該欄位所有資料，以及(全部)、(前1

2、0項)、(自訂)、(空格)和(非空格)資料項，您可依自己的需要選定6自訂篩選清單(一)在下拉式選單中選擇自訂時，便能自訂篩選清單範例：列出表演組內，月薪超過70000元或是月薪未滿50000元的員工記錄1.按部門欄的鈕2.選定下拉式選單的表演組3.按月薪欄的鈕4.選定下拉式選單的自訂7自訂篩選清單(二)-5.出現「自訂快速篩選」對話方塊，請執行下列設定8自訂篩選清單(三)-6.按確定鈕9離開篩選清單環境執行資料功能表篩選指令內的自動篩選指令即可資料清單的排序排序鈕排序指令10排序鈕在Microsoft

3、Excel內有兩個與排序有關的鈕，如下所示：遞減排序遞增排序11排序鈕之範例將清單資料依月薪，由高薪資排至低薪資1.將作用儲存格移至G3(月薪)位址2.按遞減排序鈕12排序指令另一種排序的方式是透過資料功能表的排序指令。執行此指令時，可以看到下列對話方塊表示清單資料內第一列是欄標記，在排序時將不予處理表示排序時將第一列也給予排序13排序指令之範例(一)將清單資料依部門排序(遞增)，如果部門相同，則依月薪排序(遞減)1.執行資料功能表的排序指令2.出現「排序」對話方塊，執行右列設定14排序指令之範例(二)3

4、.按確定鈕15建立清單的統計資料小計指令顯示或隱藏清單的明細資料利用小計清單建立圖表刪除大綱結構16小計指令資料功能表內有一個小計指令，利用此指令可以很方便供使用者在清單內建立一些小計資料(又稱統計資料)。執行此指令後，將可看到下列「小計」對話方塊17小計指令之範例(一)列出每一類產品的銷售小計1.在執行這個實例前，首先需將產品排序，請將作用儲存格移至B318小計指令之範例(二)2.按工具列的遞增排序鈕3.執行資料功能表的小計指令4.出現小計對話方塊，執行下列設定19小計指令之範例(三)5.按確定鈕20小

5、計指令之範例(四)刪除所建的小計及總計資料：執行資料功能表的小計指令，在「小計」對話方塊內按全部移除鈕按下全部移除鈕可以刪除所建的小計及總計資料21顯示或隱藏清單的明細資料(一)層級代表大綱結構列出各層級的關係22顯示或隱藏清單的明細資料(二)+：此鈕又稱顯示明細符號鈕，若按此鈕可促使顯示其底下相關的詳細項目－:此鈕又稱隱藏明細符號鈕，按此　　　鈕可隱藏其底下相關的詳細項目23範例一隱藏第三層和第四層的明細資料1.按一下第二層級符號鈕24範例二隱藏第4列至第9列屬於白冰冰的第三層及第四層級明細列1.按第1

6、0列左邊的隱藏明細符號鈕－25利用小計清單建立圖表之範例(一)以立體圓形圖表列出白冰冰和豬哥亮銷售額的小計1.選定A10:A17及E10:E17儲存格2.按圖表精靈鈕3.出現「圖表精靈--步驟4之1」對話方塊，請執行下列設定26利用小計清單建立圖表之範例(二)4.出現「圖表精靈--步驟4之2」對話方塊，請按下一步5.出現「圖表精靈--步驟4之1」對話方塊，請設定圖表標題：白松飲料公司業務銷售比率表6.按資料標籤，設定顯示比率及百分比7.按下一步鈕。出現「圖表精靈--步驟4之4」對話方塊，選「工作表中的物件

7、」，再選Sheet2工作表，按完成鈕27利用小計清單建立圖表之範例(三)完成結果28刪除大綱結構執行資料功能表的群組及大綱指令內的清除大綱指令執行結果29樞紐分析表建立樞紐分析表修訂樞紐分析表同時建立樞紐分析表及圖報表30建立樞紐分析表(一)原始資料1.執行資料的樞紐分析表及圖報表指令31建立樞紐分析表(二)2.出現「樞紐分析表和樞紐分析圖精靈--步驟3之1」對話方塊，按下一步鈕3.出現「樞紐分析表和樞紐分析圖精靈--步驟3之2」對話方塊32建立樞紐分析表(三)4.出現「樞紐分析表和樞紐分析圖精靈--步驟

8、3之3」對話方塊，可以選擇樞紐分析表的位置5.按版面配置鈕，以設定樞紐分析表的版面配置33建立樞紐分析表(四)6.出現「樞紐分析表和樞紐分析表圖精靈—配置」對話方塊，依使用需求將原先清單的各鈕托曳至下列各部份即可，按確定鈕完成設定欄區域分頁區域列區域此區域包含原清單的所有欄位34建立樞紐分析表之範例(一)利用「產品銷售表」工作表的清單，建立一個樞紐分析表，此表主要是列出82年度和83年度，各地區的銷售額及總計將年度鈕拖曳到