记录体系管理制度MicrosoftOffice文档

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1、公司记录体系管理制度第一章总则第一条为加强对生产经营中的各种记录进行统一化、系统化、规范化管理，确保公司生产经营信息真实性、可靠性、可追溯性，特制定本制度。第二条记录体系的管理应遵循原始性、真实性、及时性和完整性原则。为专业管理工作的开展及各项规章制度的落实提供证据；为生产经营活动分析提供依据；为采取纠正预防措施、持续改进专业的管理提供根据。第三条本制度适用于公司各专业部室、作业部、作业区、班组。第二章记录体系的构成第四条记录体系包括记录和现行记录清单。第五条本制度所指记录包括：原始记录、报表、台帐。原始记录是指以数字、文字、图表、音

2、像、电子文档等形式反映公司生产经营、建设活动屮未经过加工整理的最初资料。报表是指按照专业要求，将原始数据加工整理上报的表格。台帐是指根据统计汇总和分析工作的要求，将分散的数据按时间顺序进行集屮登记的一种表册。第六条本制度所指现行记录清单是指各专业部室系统制定或各单位岗位正使用并经归口部门备案的原始记录、报表、台帐的集合。第三章职责分工第七条计财部是公司记录管理的归口部门，负责对专业部室报送的表样进行审核、确认、备案；负责组织专业部室对公司记录进行定期检查；负责组织对公司级“现行记录清单”进行定期清理、发布。第八条后勤部负责对计财部审核

3、后需印刷的记录办理外委印刷工作。第九条专业部室根据要求对本部门负责的记录表样进行审批、编码，将电子表样报计财部备案；负责检查本专业记录的日常管理工作，负责向计财部反馈记录的管理情况；负责落实本单位记录的保管工作；负责本单位现行记录清单的管理工作。第十条各作业部、作业区根据实际生产经营需要提出增设、修改记录的建议，表样设计完成后报各专业部室审批；负责对数据录入人员进行操作指导；负责本单位记录填写情况的日常检查、考核；负责落实本单位记录的保管工作；负责本单位现行记录清单的管理工作。第四章记录的管理第一节记录的制定、变更、废止第十一条记录制

4、定的流程（见附件一）及要求记录制定的流程：需求单位提出建议并设计表样一主管部室采纳后审批、编码一报计财部审核备案f后勤部委托印刷一部室组织发放。㈠、记录要求统一规范。㈡、记录表样设计（见附件二）根据专业工作要求，全面考虑生产、经营各方面需要，各专业部室应互相配合，做到既能满足技术分析、统计、会计、业务核算等专业管理工作的要求，乂避免繁琐重复。第十二条记录变更的流程（见附件一）及要求各单位根据生产经营的实际需要向相关部室提出建议f相关部室采纳后变更一报计财部审核备案f后勤部委托印刷一专业部室组织发放。㈠、专业部室釆纳后，填写“记录变更表

5、”（见附件三），并附变更后记录表样报计财部审批备案后，组织实施。㈡、“记录变更表”填写要一式两份，经计财部批准后，一份计财部备案，一份专业部室存档。第十三条记录废止的流程（见附件一）管理模式或工艺、设备发生变化，各单位根据实际需要向相关部室提出建议f相关部室采纳后f报计财部审核注销f停止使用。第二节记录的录入第十四条原始记录录入的要求㈠、要严格按照仪器（仪表）显示的数字或领、发实物数量填写；记事性记录要文字简练、内容完整。㈡、各栏目要填写齐全详细，不得漏项。㈢、应按规定时间填写，不得提前或滞后。㈣、只能用黑色或蓝色的钢笔或圆珠笔填写（

6、特殊规定除外），做到文字工整、数字清晰、书面清洁，不得乱涂乱画。㈤、记录有误需改错时，在不影响表而整洁的情况下，用双线将错项划掉，在其旁边予以订正，并由记录人员在订正处签字，以明确责任。一式数份可复写改错，并在每份改错处签字。的、用计算机录入记录时，存档记录必须要备份存档。（七）、用磁带、磁盘等作为记录时，要建立程序并备份存档。第十五条报表的录入要求㈠、录入数据要准确、齐全，严禁虚报、瞒报、漏报、错报。㈡、数据汇总处理之前对各项计算基础数据进行审核，保证数据齐全、准确、符合逻辑。㈢、需对报表中数据修订时，在不影响表而整洁的情况下将错项

7、用双线将其划掉，在其旁边予以订正，并在订正处加盖制表人印章，以明确责任。㈣、对于重要报表（如月报、季报、年报）上报后，重要数据有误需修正时，经办人须报告上一级专业管理部门，经同意并办理更正手续后,于当月予以修正，全年一次性核实调整。第十六条台帐的录入要求㈠、坚持三个“一致”的原则：录入数据必须和实际情况一致；和原始记录数据一致；和报表数据一致。㈡、数据录入要有连续性，书写整洁，无涂改、无缺项、无错误项。第三节记录的保管第十七条文本记录的保管记录使用单位指泄专人按月对各岗位的记录收集、装订成册、分类存档，按记录形成的时间顺序分类归档保管

8、。文本记录保管地点要有防火、防盗、防潮等措施。第十八条电子记录的保管记录使用单位指定专人按月集中对记录按岗位、时间分类归档、备份。电子记录保存要有防病毒等措施。第四节记录的销第十九条各种记录在保存期限内必须妥善保管，不得