档案管理信息化对策研究

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1、档案管理信息化对策研究【摘要】档案管理信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，计算机网络技术为基础，管理人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。本文将就档案信息化管理的对策进行系统阐述。【关键词】档案;管理;信息化；问题;对策0.前言档案信息是企业、机关和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及英他齐利形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多企事业单位档案存在数量兀多、保管条件差、查找利用率低、管理人员业务水平不高等问题。要解决这些问题

2、最好的办法就是实现档案管理现代化。通过计算机档案管理系统的开发应用，档案管理信息化已经广泛应用，档案管理工作持续创新发展。目前，我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化发展的重点,这为档案管理信息化的发展奠定了坚实的基础。档案管理信息化不仅仅是纸质档案转为电子档案的方式，它更是档案管理不断创新的过程。由于档案管理工作的重要性和特殊性，档案管理信息化仍面临着诸多困难和挑战。本文将就档案信息化管理的对策进行系统阐述。1.档案管理信息化存在的问题1.1忽视档案管理的建设很多企事业单位认为把档案资料输入电脑就标志着进入档案信息化管理了，所以在实施档案管理信息化的过程中，会遇到人为观

3、念的影响。档案管理信息化将会使企业管理环节更透明，为企业打造一个全新的管理体制，重建企业生产系统和组织结构。然而目前，由于传统思想观念的影响以及管理知识水平所限，档案管理人员对于新技术、新方法不去主动学习接受，产生相当大的抵触情绪。1・2缺乏总体规划由于我国大多数企业止处在工业化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，企业对自身的发展战略缺乏考虑，因此很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，这就直接影响到企业信息化建设的成功实施。[3信息资源共享有待完善在推信息化建熹过程屮，很重要的是冇效整合和充分利用企业各种信息资源为经营管理服务。企事业档案管理系统、办公口动化系统、核心生

4、产系统由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成有些企业在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。1.4档案信息化软件缺乏针对性由于部分企业缺乏专业的研究信息化技术、流程建设队伍，尤其在中小企业屮问题更加突出。在推进企业信息化建设进程屮，软件公司对企业特点、业务流程、管理特色、个性化需求缺少专业的了解，有些企业采用拿來主义，照搬套用,方案论证过程中缺乏系统的需求分析，实施过程中又缺乏量身定制的二次开发能力，使得所建的信息化系统没有因企业的个性而异，缺乏针对性和实用性，实施后效果不理想。从企业档案信息化建设的过程中可

5、以看出，不少企业在企业信息化建设过程屮，系统功能求大求全，使所建造的金业信息化系统与自身业务流程、管理流程大相径庭。同时相应的人才队伍数量和质量不足，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识。2.档案管理信息化的对策2.1思想观念的创新在推进档案管理信息化建设中，采用信息技术引进的工作方式、管理方法将产生新的问题，必须创新才能解决这些问题。例如企业文档数据备份问题，H前我国金业信息系统屮还儿乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。但是要求每个企业都建立复杂、昂贵的数据备份系统是不可能的。采用市场化的方法可以解决企业和相当一部分机构的这方面怵I难。这就要求我国各有

6、关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念,从管理理念、管理制度、管理手段等方而系统创新。在档案管理信息化建设小，我们的档案管理部门可通过分析、研究，从拓展业务工作的范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋了新的职能。仍需加强档案信息的开发利用，档案是信息、是资源，没有档案就没有信息，没有信息就没有服务的资源。因此，档案管理部门还应树立起深层次的加工开发档案信息资源，为企业决策者提供可靠的依据。2.2健全法律法规建设在档案管理信息化建设屮常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。采用标准意味着系统性的进步

7、，对信息系统的长远发展有不可估量的推动作用。因此，必须人力推进共同标准的制定和应用。对耗费巨大的部分标准，例如电子档案的标准更应统一领导，集小力量，不断推进。同时，相关的立法工作也应及时跟上步伐，这是档案管理信息化建设可持续发展的重要保证。2.3档案管理信息化的安全建设档案管理工作的服务性决定了档案管理部门耍尽可能多地、尽快地开发档案信息，以实现档案信息功能的最大化和档案信息资源共享。然而，企业的档案涉及企业利益。所以，共享和安全成为档案管理信息化过程屮两个难以平衡的H标。为了确