高校档案数字化建设中存在的问题与对策

《高校档案数字化建设中存在的问题与对策》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、高校档案数字化建设中存在的问题与对策［摘要］以高校档案数字化建设为研究对象，阐述了高校档案数字化建设的目标及现状，探索了高校档案数字化建设中存在的问题及对策，提出高校档案数字化建设作为一个新兴领域亟需进一步开拓探索。［关键词］高校档案数字化问题对策［中图分类号1G250.7［文献标识码］A［文章编号J1009-5349(2013)11-0060-02档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等高新技术把各种纸质、声像等传统介质的档案转换为数字化档案，利用网络将英连接，通过计算机加以管理，最终形成一个档案信息库，实现档案的共享与快速利用。［1］高校档案

2、数字化建设是伴随着计算机技术的飞速发展和高校现代化管理的开展而出现的。［2］高校档案数宁化建设，通过在高校档案管理丁作中充分运用各种现代化的信息技术，以达到数字化管理相关档案并提供利用的冃标。［3］」、高校档案数字化建设目标及现状高校档案数字化建设的目标是使档案库房原有的档案全部实现数字化，建立相关档案的目录数据库、现行档案的全文数据库和照片、音频、视频等声像档案的多媒体数据库，采用完备先进的数字化档案管理系统对高校档案进行安全、高效的管理和利用。［4］我国高校档案数字化建设起步较晚，大部分高校档案管理还主要以纸质档案管理为主，有些高校虽然使用在线档案管理系统，但也未充分

3、挖掘系统的各项功能，因此，高校档案数字化建设还冇很漫长的道路要走。二、高校档案数字化建设存在的问题（-）高校档案数宁化思想意识薄弱随着高校档案事业的不断发展，档案工作已逐渐为高校师生所了解，并逐渐为高校领导所重视，但关于档案数字化工作，高校才刚刚起步，还停留在对纸质档案的保管与利用上。（二）高校档案数字化相关制度不够完善高校档案数字化工作必须依据统一的标准规范进行，使高校档案数字化工作能够有章可循。但就目前來看，高校档案数字化相关的技术标准、规范并不完善，需要制定相关制度，以此作为高校档案数字化工作的依据。（三）高校档案数字化的理论研究不足目前，档案数字化木身还处于不断探

4、索论证的初级阶段，距离其全面实施还需要很长时间，从总体来讲，我国以档案数字化为主题的研究仅仅在最近几年才逐渐活跃，因此高校档案数字化理论研究相对不足，还需要社会各界共同努力探索。[5]（四）缺乏档案数字化方面专业人才档案数字化工作是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员具备较高的综合素质，不仅要求其具备档案专业理论，还要熟悉计算机扫描、音视频处理等较高的计算机技能，而高校档案部门的档案管理人员相对较少，更谈不上具备计算机技能的档案管理人才，因此，从总体来讲，高校档案部门缺乏全面掌握数字化知识的档案管理人才。［6］（五）高校档案数字化硬件技术缺乏目前，虽然大部分高校档案部门

5、已经建立了本部门的局域网，已建立了初具规模的信息化体系，但实际上现有高校档案的管理模式，还主耍是手丁管理模式，很少通过计算机技术对档案进行管理；虽然有些高校档案管理部门配备了一些先进的计算机设备，但仍然存在部分设备老旧过时的情况；有些档案管理系统软件也存在过时的情况，导致相关档案数据无法读取；并且缺乏•个操作简单、功能强大的档案管理系统。（六）高校档案数字化资金投入不足山于高校档案数？化建设要以高新技术为支撑，而高新技术的投入则需要巨额资金，如购入大量的数字化设备及软件；维持现有设备的止常使用，更新过时的设备和软件；更换过时的硬件或升级相关软件，设备过时时还需要迁移转录数

6、字档案信息等，因此，资金短缺也就成为了高校档案数字化建设的主要障碍。（七）数字化档案信息安全存在问题将档案数字化后，因为计算机技术的不断发展，数字化档案信息可能存在以下安全隐患：档案数字化载体的寿命一般不长，这时候如果没有产生新型载体，数字化的档案信息将面临无法读取的危险；档案管理系统的软件和硕件更新换代速度相对较快，导致换代后系统中的数字化档案也可能无法读取；档案管理系统本身也存在许多威胁档案信息安全的问题，比如：计算机病毒、计算机犯罪等。［7］这些问题若是没有解决，数字化的档案信息将面临巨大威胁，可能造成无法挽回的损失。此外，有些纸质档案上有单位的盖章、领导签字或盖章

7、等，这是有法律效力的，因此这些纸质档案具有十分重要的凭证作用。但是，由于存在计算机技术条件的限制及立法相关的问题，这些数字化了的档案属性遭到广泛的质疑，法律部门对其也不予认可，因此，利用这种数字化档案无法实现档案的原始凭证价值。[8]三、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战（一）加强高校人员的档案意识高校档案部门应加大对档案数字化工作的宣传力度，每学期定期召开由各部门兼职档案员参加的档案培训，由学校档案管理人员对兼职档案员的归档丁作进行指导，宣传档案相关制度，讲解档案管理系统的使用方法等。同时在校园里也应适时开展档案知识和对档