高校人事档案信息化管理现状及对策

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1、高校人事档案信息化管理现状及对策［摘要］在社会信息化程度越來越高的今天，随着国家人事制度改革不断扩人和深入，高校人事制度改革也发生着深刻变化，高校人事档案管理应该加强自身信息化建设，不断提高人事档案管理工作的效率。本文从高校人事档案信息化管理必要性、对策及应注意的几个问题来进行简要的探讨。［关键词］高校人事档案信息化管理对策高校人事档案管理工作信息化是高校档案工作信息化建设的重要组成部分。重视和推进高校人事档案信息化建设，是为高校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据，积极推动高校各项事业的顺利开展的提供有效保证，充分发挥高校

2、管理、科研、人力资源等各方面的优势，应用计算机等现代办公手段对人事档案实施信息化网络化管理，提高人事档案管理工作的效率，充分发挥人才信息资源的使用价值，是人事档案工作发展的必然要求，科学有效地做好人事档案信息化管理，对学校改革和人事管理都将起到积极的促进作用。一、高校人事档案信息化管理的必要性目前，高校人事档案工作仍然侧重于档案实体管理，纸质管理，依赖手工操作，人工进行收集、整理、提供利用。这种传统的管理手段不仅工作量大，且效率很低，劳动强度大，费时费力。随着高校近儿年扩招，教职工大量增加，档案信息量也随着快速增长,这种大量信息的

3、处理仅靠人工已经无法满足需，因此必须转变和创新当前高校人事档案管理工作观念，这就需耍我们摆脱陈【口的管理思路，切实提高人事档案工作质量和效率，实现技术创新。高校人事档案管理必须而且也有条件综合利用现代信息技术，如计算机技术、扫描仪、数据库。人事档案信息化管理，有利于提高人事档案现代化管理水平，使人事档案管理与计算机和现代信息技术有机结合，将人事档案管理的重心从纸质档案实体管理逐步转移到档案信息资源建设、利用和管理上来，从被动管理转变为主动管理。利用计算机软件的强大功能，还可以协助管理人员对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，促

4、进档案编研和统计工作的进行，同时与传统纸质档案资料相比，数字档案也更易于保存和利用。高校是优秀人才和专家学者高度集屮的地方，人事档案是组织和人事部门对人才进行管理的重要信息來源，是丿力史地、真实地、全面地了解人才的重耍依据。人事档案不仅与人才的切身利益息息相关，而且对于学校和国家來说也是非常宝贵的档案资源。冃前按照2006年中共廿肃省委组织部《关于对全省干部人事档案进行审核的通知》要求，将人事档案分为十大类，主要内容包括：履历表、自传、各种考核考察材料、学历学位学籍材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处罚材料、工资晋级材料、其他材

5、料等通过计算机输入个人的目录，这样查起来快捷、方便。实现高校人事档案资源共享，有助于充分发挥人才的巨大优势。科学有效做好人事档案信息化管理，对学校的人事制度改革和人事管理都将起到积极的促进作用。二、高校人事档案信息化管理工作的对策1•捉高档案信息利用率，实现信息资源共享。高校人事档案信息化管理，使人事档案管理与计算机和现代信息技术有机结合，将人事档案管理的重心从纸质档案实体管理逐步转移到档案信息资源建设、利用和管理上来，从被动管理转变为主动管理。其基本廿标就是利用电子计算机和信息网络技术，对教职工档案信息进行存贮、加工、检索、传输

6、，为干部人事工作提供及时高效的服务。这个目标耍求我们充分利用信息化的机遇，迅速搭建信息化的平台，使高校的人才资源得到更科学的利用和开发，进一步提高档案信息利用率，实现信息资源共享。2.加强学习，提高档案管理人员索质。人事档案信息化建设，管理人员不但要有较高的政治素质和人事档案管理的业务知识，而且耍有掌握现代技术、熟练运用高新设备管理的能力。目前，高校档案管理队伍屮急需增加掌握数据库、信息管理等技术的复合型人才，这种专业技术型的档案管理人员不仅能够熟练掌握业务知识、操作业务流程，而且还能不断更新软件，变被动运用为主动开发，实现千部人

7、事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变，使档案开发和利用提高到高层次打好坚实的基础，从而形成一支政治可靠、管理科学、技术过硕的档案管理人员队伍。3.建立人事档案网络化管理系统。利用计算机、扫描仪、数字影像等现代技术，将人事档案信息整理输入计算机，在档案的查阅、借阅、归档、统计等口常工作实行计算机操作，而且可以记录人员基木情况、工作履历、工资、职级、学丿力、岗位变动等动态信息，一旦英基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入计算机，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。4.保证档案信息化管理系统安全运行，确保人事

8、档案信息的安全保密。首先要提高工作人员的业务水平和技能，耍极力避免出现人工差错；其次，耍加强软硕件维护和管理，杜绝技术和设备问题，确保信息在录入、传输和处理等过程屮保持真实、完整和安全；再次，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信