浅谈高校档案的收集

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1、浅谈高校档案的收集摘要：高校档案，是高校历史的真实记录，是在科学、科研、党政管理和生产活动中形成的宝贵信息资源，也是高教事业持续发展的重要依据。档案的收集工作是高校档案工作的基础，是一项繁杂而又细致的工作，因此高校对档案的收集工作应给予足够的重视和支持，同时也应加强对档案收集方法的研究。关键词：高校档案收集方法黄金有价，档案无价。档案记载着过去，服务于现在，启示着未來。它是改革与发展的历史顾问，宏观决策的科学依据，宣传教育的生动教材，鉴真辨伪的历史佐证。作为高校档案，则是高校历史的真实记录，是在科学、科研、党政管

2、理和生产活动中形成的宝贵信息资源，也是高教事业持续发展的重要依据。可以说，学校无档案，等于学校无历史，教育无业绩。做好高校档案工作，确实是一件功在当代、利在千秋的伟大事业。档案具有一定的权威性和法律效应，这主要来自于原始资料的真实性和可靠性，原始资料的收集工作至关重要，它是档案工作的起始点，其工作质量的优劣，直接影响到档案工作的其它环To目前，高校档案收集工作存在着比较严重的问题，比如随意性就是一个比较普遍的问题，在高校各项工作中形成的有查考利用价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录，应当均属收集范围，从

3、而建立起文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等。但不少档案工作者，缺乏责任心和使命感,没有计划性，收集到什么就算什么，不管门类和材料是否齐全；而且还各自为政，文书档案由办公室管理，文件办完后未经系统整理便随意放在一边。教学档案由教务处管，对于教师的教学业务档案收集有所忽视。会计档案由财会部门管。声像档案由电教部门管……而高校档案工作人员，又不能做到对各业务部门材料的收集、积累进行指导和检查，因此很多有价值的材料大量地散失，严重地影响了馆藏；同时，保存档案的库房、档案柜、保护设施以及相应的规章制度等都

4、很不齐全，不同程度地影响了档案的收集工作。要想搞好档案收集工作，必须增强全校教职员工的档案意识，提高他们收集档案的积极性和自觉性，要使他们明白，自己既是档案的利用者，又有收集形成档案的责任。耍保证档案收集的齐全和完整，没有全校职工的理解和支持是根本做不到的。其中，领导的支持尤为重要。作为高校领导，应对学校档案工作予以足够的重视，把这项工作提高到以法治教依法治档的高度来认识。应当认识到，高校档案是国家档案的组成部分，对学校档案工作必须保驾护航，要以身作则，率先将应归档的材料交到档案馆。更重要的是要把档案工作列入日常

5、工作议事日程，制定相应措施，抓好贯彻落实。硬件投入要到位，领导决策要到位，比如说，对凡未归档的科研成果，职称评定时不予认可，科研奖励不予兑现，这样，即可为收集工作提供切实保证。高校在教学、科研、生产、管理和后勤服务等各项工作中，不断地生产和形成大量档案材料，将这些有保存价值的档案材料收集起来，进行科学的整理，是学校档案机构的职责。档案工作人员除了自身提高知识，增强事业心和责任感，自觉抓好档案的收集工作之外，还必须以归档制度的建立和执行为保证。归档制度的核心是适当确定归档范围，凡是反映本院校的工作活动，具有查考利用

6、价值的文件材料均应归档，数量要丰富，门类要齐全。一个案卷反映了一件事、一个问题的具体内容，必须有头有尾，来龙去脉要清楚。如果缺少了某一文件或材料，例如一个比较重要的会议缺少了记录，…项重要的I】作有安排却无总结，上报的统计表很重耍却未留底稿……这就必然会使人感到脱节、疑惑。作为一个档案工作者，必须提高认识，除了收集现有材料外，还要防止档案材料的流产和流失，及时纠正不合格的材料，保证收集档案的质量。而R还要注意把关，做好技术上的工作。比如个人材料的填写中，要求用墨水笔或签字笔填写，字迹力求工整。只能用复印件的材料，

7、也需有材料的出处的签字或盖章。正式文件应有印鉴和年月日，不缺页，不破损，不能有不符合归档要求的现象发生。关于档案的收集方法，也是一个不容忽视的问题。首先，应紧紧抓住基本常规档案的收集。高校工作具有一定的固定模式，并以学年度周而复始，许多类目档案除了学年度不一样之外，其案卷题名和卷内文件标题都是相同的。这些每年必定要产生的并且已相对稳定的一些档案，比如工作计划、总结、教学计划、试卷及质量分析等等，构成库存档案中的基本案卷，要将这类档案的归档单位、归档时间及案卷题名和卷内文件目录一同固定下来,确定为基本归档范围，例如

8、行政管理类的一个一.级类目归档范围可分解为“工作计划与总结”、“大事记”、“学年初报表”等三个二级项目。每个类目材料组成一卷，案卷题名及卷内文件目录也依据上述案卷的明确含义加以具体确定。这样，每年度只要换一个“学年度”字符，其案卷题名和卷内目录均与上年相同。只要按照目录收集，绝对不会有遗漏的材料，这样就保证了基本常规档案材料的收集。其次，对基本常规收集档案之外的收集，也应