文书档案管理中存在的问题与解决对策

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1、文书档案管理中存在的问题与解决对策［摘要］文书档案管理是单位管理工作屮的一个重要内容，文书档案管理的好与坏直接关系到单位档案资料的完整性，所以一定要引起重视。本文综述了文书档案管理的特点存在的问题、完善文书档案管理的对策等内容，目的在于给各单位的文书档案管理提供启迪。［关键词］文书档案管理；特点；问题；对策文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理等。而且文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，对于单位管理工作具有重要意义。因此，要加强对文书档案的管理，保证单位各项工作可以顺利的实施，加强文书档案管理工作需要提

2、高领导对这项工作的重视程度，而且要做好文书档案管理的基础工作和搞好文书工作与档案工作的规范衔接。1、文书档案管理的特点分析文书档案具有一些明显的特点，主要表现在以下方面：首先，文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在描案室中；其次，与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴

3、定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础，档案主要来自于文书；再次，文书档案内容半富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。2、文书档案管理中存在的问题2.1文书工作与档案工作衔接方面的问题文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案

4、意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。2.2文书档案管理人员不足一些单位缺乏专职档案员，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。止是因为档案员的素质参差不齐，主观上又対档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很人的漏

5、洞。2・3领导不重视文书档案管理档案工作在机关单位办公室众多职能当屮的地位不高。在一些领导的心日中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。3、完善文书档案管理的对策分析3.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质応的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件

6、处理屮，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就耍求文书人员要把好文件材料的质量关。3.2提高对文书档案管理的重视提高单位文书档案工作的应有地位，转变观念，而且要提高档案管理人员的素质。不断提高领导及员工们対档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的耍求，档案管理人员要充分发挥接受

7、新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。3.3做好文书档案管理的基础工作收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理木机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其