档案管理规则

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1、档案管理规则1.管理目标：为了加强公司的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务。2.档案管理划分原则及存档项IT边界划分、责任人2」档案管理划分原则2.1」原则：按公司档案性质、项目边界划分2.1.2划分类型：证照、公司资质、股东资料（成立公司工商手续、章程、股东资料、股东会决议等）、合同及协议、品牌宣传资料（网上报道、报纸报道、照片等）、制度规则及方案、会议纪要、财务资料（银行资料、帐务资料、审验审计报告、等）、项目申报资料。与政府对接资料……2.2档案管理责任人221档案实物管理责任人

2、（档案管理员）：任玉凤2.2.2档案监怦管理责任人：沈沙3•归档制度3.1证照3.1.1归档边界：公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证、企业证、政府机关核准颁发的与业务需要有关的资格证书等。3.1.2归档要求：证照产生后及时归档，归档前确认年检信息、审验信息、相关政府联系电话、审验周期等方便后期办理年检审验备查。3.2公司资质、股东资料321归档边界：公司成立工商『•续资料、公司章程、公司章程修正案、股东出资证明、股东会决议、股东身份证明等3.2.2归档要求：按照时间顺序及时归档，档案管理员应按

3、照资料产生历史时间进行整理并集中整理成册或袋。3.3品牌宣传资料3.3.1归档边界：媒体报道或媒体广告、公司宣传照片、公司和基地宣传印刷品样本、名片332归档耍求：按事件、时间顺序归档。纸质装订或集中整理成袋。电子版信息应以光盘媒介归档。宣传印刷品、名片等需耍对样本保存2份随同归档。3.4制度规则及方案341归档边界：经评审确认的各类公司制度及工作流程、操作方案等3.4.2归档要求：按部门藥理分职能归档。3.5会议纪要3.5」归档边界：各类会议纪要3.5.2归档要求：按照时间、部门、业务类型顺序归类，同一内容会议不

4、同时期、不同发展阶段可归为一类。3.6财务资料3.6.1归档边界：公司在经营过程中形成的会计凭证、帐簿、月度、季度、年度财务报衣、财务部门出具的审计报告、报表、银行业务资料3.6.2归档要求：公司会计负贵公司的会计资料归档。会计档案形成后在本人处保管个季度，在第二季度开始后将上一季度所产生的会计档案编制会计档案H录，移交给公司档案管理部门进行保管，会计档案按年度区分保管。3.621所冇资料均以原件入档，对于残破的账页张农应进行修补后再入档。3.6.2.2财务电子报表应在毎月、每季度、年度结束后打卬出来，装订成册入档

5、。一册为一件。以光盘形式保存的档案需刻录两份分别保管，以防光盘破损造成信息丢失。一份财务部指定人员保管，一份入档保管。362.3存档时，公司档案管理员按公司财务档案分类集中存放在公司档案柜。3.7项目类3.7.1归档边界:项目申报资料、项目评审报告、项目审批报告、项目验收报告、合同、报表、证照复印件、名单、图表、影音资料。3.7.2归档要求：归档按照公司一＞归口一＞项目归类3.721项目授权人负责立项项目文件的归档。3.722归档时按项目名称进行区分，一个完幣的项目资料为一件。归档时，项目申报资料相关的项目合同类文

6、字资料在前,相关的证照复印件、图表、图纸在后。如果图纸纸张人丁•文字材料纸张，应该规定折叠成文字材料纸张的大小，附在文字材料之后。3.723所有文字资料以A4纸张打印。3.724如冇软件资料（如光盘、软盘等），同时需交相对应的纸质文档；3.725所冇材料因以原件归档。项目资料按项目名称进行封存，档案袋上应衣明项目计划、项目归口、项H名称、屮报时间、资料明细、页数等。3.7.2.6资料中含有交义信息的资料（不同部门或机构共同起草、签订、处理的合同、方案、协议、图表等）,应归入111主承担提交资料的项目的项目档案屮。3

7、.727对于立项项目资料应对主要项目资料内容进行电子备份，4归档规范及归档流程4.1归档人归档时，应认真整理文件并用文件袋或档案盒装订。4.2使用A4纸依据以上资料归档要求编制填写《归档明细表》目录附于文件袋或档案盒表皮（封面），填写档案盒需填写盒脊。归档文件目录封血设置序号、编号、档案名称、产生时间、归档人、归档时间、备注（所含资料明细包括资料名称、资料产生时间口期、每份资料内容简短备注，档案名称填写时应使用全称或规范化简称即公司内部约定俗成等）。4.3档案管理员应按照归档要求及归档规范检查归档人是否依要求进行归

8、档，如发现不符信息或遗漏项目应帮助归档人完成相关信息顺利移交。4.4归档流程：归档人提出归档申请填每《档案归档表》——档案管理负责人确认——总裁授权人审批一—档案管理员办理归档资料交接5.档案借阅规范5.1档案借阅流程：借阅人提出申请并填写《档案借阅表》——档案管理负责人确认——总裁授权人审批一—档案管理员办理借阅资料交接5.2公司人员因为工作的需要借阅公司