酒店档案管理规则.doc

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1、酒店档案管理规则制度档案管理规则执行单位档案室文件编号签发日期总页码2内容一、收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按条款类目，分别存放，第二年经检查齐全后，整理立卷归档；二、酒店的文件记录保存、归档办法按字母顺序排列或是按题目分类；或是按地区、时间等形式分类，必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目，方便查找；三、每天都要进行清理归档，以免资料堆积，熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度；四、每年清理一次档案，准确地做好文件索引，以便于查找；五、归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便要归档时，所有

2、材料才能随手而得，避免盲目的查找；六、立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份；七、案卷厚度一般在1.5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正；制度档案管理制度执行单位档案室文件编号签发日期总页码2内容一、根据卷内文件之间的联系，还要进行

3、系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成；二、案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号；三、注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施；四、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全；五、对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁；六、销毁档案材料时，必须指派

4、专人监销，防止失密。涉及抄报部门总办、档案室及有关部门签发人签名部经理现将《档案管理制度》抄发你部，请严格执行。总经理；（签名）执行负责人签名总经理兹收到《档案管理制度》，本人明白制度的详细内容，并将严格贯彻该制度在本部门的执行。部门经理：（签名）