浅谈我厂OA系统存在问题及改进对策—工矿企业

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1、浅谈我厂0A系统存在问题及改进对策一工矿企业浅谈我厂0A系统存在问题及改进对策我厂的办公自动化系统（0A）自2001年7月份正式运行以来，至今已经3年多了。OA系统的运行，既保留了传统的日常办公程序，又改进了工作方法，在实际的应用中取得了一定的成效。但随着社会的发展和管理理念的更新，OA系统不适应企业发展新形势需要的弊端日益突出。一、OA系统中收发文管理存在问题及对策。（一）发文管理的现状及需完善的方面。1、发文流程使用现状。OA系统中收发文管理将过去的手工传文上升为电子传文。现在我厂的发文流程是起草、部门领导核稿、文字审核、领导签

2、发、编号、排版打印、用印、封发、归档8个环节，电子发文与手工发文最大的提高：一是在文件的核稿过程中，可以通过电子邮件进行修改，减少文件的流通时间；二是在几分钟之内，可以将已经形成的文件同时传送给所有需要阅办和阅知的人员，文件的传送及时、迅速，大提高了工作效率；三是文件不用再印制，节省了大量的纸张、耗材等费用。发文流程是OA系统中的重要模块，目前基本所有的发文都在网上下发，所有管理人员均可以熟悉使用，近几年各部门纸张费用大幅度降低，文件、材料的网上传送实现了规章制度、企业标准在全厂的共享。2、嵋0A系统中发文管理存在的问题及对策。社会

3、的发展日新月异,企业的发展必须是与时俱进才能与社会的发展保持同步。2002年我厂进行了贯彻质量、环境和职业安全卫生标准体系，于2003年11月120,环通认证公司给公司颁发了质量管理体系IS09001,环境管理标准体系IS014001以及职业安全卫生管理体系OSHMS的认证证书。在贯标过程中，我部门在文件控制程序的会审过程中，发现了OA系统发文管理的不足，一是企业发文传送到的用户，流程无法进行用户是否打开有关文件的跟踪，文件管理人员也不知道文件送过去后，使用人员是否查看；二是没有作废文件标识或作废文件专栏，作废文件与现用文件无法分开

4、，也无法在文件上加注作废标识。三是已归档文件仍在发文界面上出现，程序设计不太合理。四是当前OA系统中档案借阅流程不符合我厂档案借阅常规，审批手续不全。对策：1、重新进行发文程序设计，增加文件阅知人员填写意见栏，增加作废文件识别标记或增加作废文件项，可以将作废的文件移到作废文件项。2、档案借阅拟定流程为：借阅人本部门领导审核厂办审核主管领导签批一一档案员一一借阅人二、OA系统中收文管理存在问题及对策OA系统中收文的管理基本能够满足现在文件运行的需要，收文的程序是：登记、拟定、送签、传送、传阅、整理、归档7个环节，实际使用中存在的问题是

5、：1、在进行收文登记时，无法将图像类的文件直接引用，需要粘贴到WORD内才能使用，看的效果不如直接引用效果好。2、当收文处理到传阅状态时，文件管理人员按照领导指示送相关的厂领导阅示或阅办时，办理的厂领导可以有将文件直接删除的权限，将此权限取消时，厂领导又无法办理文件。对策：按我厂工作需要，修改相关程序。三、0A系统中邮件管理存在的问题及对策我厂明确规定了在0A系统中的邮件用用途是：传送用因工作需要的非正规材料。但是在应用中发现，有些邮件虽然没有必要行文下发，但确属重要的生产资料、工作方案等企业内部重要资料，但是邮件在传送过程中，既没

6、有流程跟踪，又无法长期保存（拆离保存时，将无法将领导指示一并保存）。因此，重要材料发邮件时无法实现痕迹管理。对策：希望对邮件进行分类，可分为一般邮件或重要邮件。一般邮件不用进行流程跟踪。重要邮件必须进行起草人登记、领导审核（可签发意见）、二次整理、封发有关人员办理，实现流程跟踪，同时控制起草人权限，经领导批示后不得删除。0A系统也需要随着企业的发展而不断完善，我厂自2002年2月份0A系统升级以来，基本流程一直保存到现在，期间虽然进行了一些小的变动，但有些实质问题始终得不到解决。由于我厂使用的0A系统，属他人开发技术，我厂的信息管理

7、员无法进行修改，因此，在贯标、标准修订和业绩评估等工作中，所提出的文件处理方面的问题目前无法解决，但是若直接将已作废文件从0A系统中删除，将造成电子归档文件和纸质归档文件不一致的情况，给档案管理造成一定的混乱。随着使用0A系统时间的延长，存在问题引发的矛盾会越来越多，0A系统的内文件的管理会越来越不规范，希望企业考虑尽快将0A系统升级，使0A系统能够随着企业的发展而不断改进和完善。