浅谈OA系统的优缺点及改进建议

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1、浅谈0A系统的优缺点及改进建议浅谈0A系统的优缺点及改进建议摘要：本文结合0A系统的概念以及建立方法，就该系统的优缺点进行论述，并对0A系统的开发和使用提出了一些建议。关键词：办公自动化；0A系统；工作流；数据交互TheAdvantages,DisadvantagesandImprovementAdviceforOASystemHEHuimin(GuangzhouMarineEngineevingCorporatinon,Guangzhou510250)Abstract:AccordingtotheconceptofOASystemandbuilding

2、method,thispaperanalyzestheadvantagesanddisadvantagesofOASystemandprovidessomesuggestionsfordevelopmentandutilizationofthissystem・Keywords:OfficeAutomation;OASystem;Workflow;DataTransfer1OA系统的概念办公自动化系统(简称0A系统)是实现办公室内事务性业务自动化的工具，是通过采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以信息技术为中心，采用一系列现代化的

3、办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地对信息进行收集、整理、加工、存储和使用的办公系统［1］。20A系统的建设简单地说，0A系统实际上就是利用网络服务器及网络交换设备作为信息交互和共享的平台，通过0A系统，用户在客户端以工作流方式向服务器上传及下载数据信息，其它网络用户可以按授权获得数据共享、数据修改和数据利用等服务，从而将企业所有的数据和流程管理集成到一个平台上。0A系统是由办公人员、办公机构、办公例程、技术工具、办公信息和办公环境六要素组成的。办公人员是0A系统的主体和中心，主要包括由管理人员和决策人员构成的信息使用人员、办公业务人员和系统服务

4、人员。办公机构是建立0A系统办公人员关系和设置使用权限的基本依据，办公机构的设置与各部门的办公职能有着直接的关系。办公例程是0A系统中的必要组成部分，0A系统工作流的建立就是以规范化的办公过程和办公程序为基础。技术工具是建设0A系统所需的技术、设备和手段，0A系统必须建立在以计算机通信网络为中心的现代信息技术和现代办公设备的基础上，目前0A系统的关键技术包括网络技术、Web技术、数据抽取和交换技术、信息安全策略和电子邮件处理技术等。办公信息是0A系统处理的对象，实现办公信息快速和高效的共享就是我们使用0A系统的一个重要冃标。办公环境是0A系统支撑和制约的

5、因素，即办公实体之外的外部办公环境，包括社会组织、上下级部门、服务与被服务的对象等⑵。那么，0A系统是如何建设的呢？以我院的0A系统为例，分为操作界面管理和数据库管理等两大部分。首先我院采取的是B/S结构方式，虽然传统的C/S结构是解决0A系统中结构化数据库的最理想开发模式，并可实现复杂的工作流控制与安全性控制，但B/S结构则能很好地解决客户端维护难度大的问题。我院的0A系统以浏览器+Web服务器架构为基础，利用微软公司的・NET平台，通过局域网把数据库服务器和人机交互的客户终端机连接起来，实现功能层模块化设计和工作流程的固化，简化系统管理员对0A系统的

6、管理和维护。通过在服务器端运行的aspx动态网页文件，提供多功能的用户界面实现用户与系统之间的交互。在后台方面，应用了数据抽取和交换技术,数据抽取程序提供数据抽取过程描述、任务管理、数据预处理与加载以及元数据导入/导出等功能。系统在数据处理、数据采集模块里，通过调用动态连接库，访问接口数据库，实现平台间数据的实吋和批量传输。另外，通过帐号管理、密码策略、权限控制等方面，实现数据库安全性的访问控制。0A系统建立后，仍然需要开展系统后期维护和功能调整等后续工作，把0A系统逐步改进、完善为适应企业发展需求的办公辅助工具。因此，0A系统是一个复杂的动态系统，随着

7、不断变化的办公环境而变化，从而发挥0A系统的最大作用。10A系统的优势0A系统通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台，使各部门可以对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相对传统的工作方式，大大提高了办公效率，减轻了工作负担，节省了办公费用，从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化。3.1节省工作成本，利于文件传阅管理与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过0A系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成木。领导可直接在0A系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿

8、而浪费大量纸张的问题；而冃，电子文件在0A系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅