学院档案管理办法(试行)

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1、附件:安徽交通职业技术学院档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强学院档案的科学管理，更好地为学院教学、科研和其它各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》等有关文件精神，结合我院实际，制定本办法。第二条学院档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。档案是师生员工集体智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学院历史的见证。第三条档案工作是学院的重要基础工作之一，档案记录反映了学院建立、建设和发展的历史过

2、程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据。它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作。第四条学院档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。第五条学院应加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，纳入学院规划和计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；

3、在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第二章档案机构及其职责第六条学院设综合档案室，隶属学院办公室。综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的机构。其主要职责是：（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，提高全院师生员工的档案意识；（二）建立健全学院各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况；（三）组织全院专兼职档案人员的业务培训，努力提高专兼职档案工作人员的素质和档案工作水平；（四）负责应归档档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作；（

4、五）开展档案和资料的开放和利用工作；（六）积极参与学院档案信息工作整体化建设；（七）编辑档案参考资料和检索工具；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）科学管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全。第七条各部门负责人负责本部门档案工作，各部门兼职档案员具体承办本部门档案工作。部门兼职档案员主要职责：（一）认真学习国家档案工作法律、法规和学院档案工作规章制度；（二）根据学院综合档案室制发的各门类档案的案卷类目和要求，做好预立卷和归档工作；（三）负责部门文件材料的形成、积累、保管

5、和整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向学院综合档案室办理档案移交手续；（四）积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平；（五）主动接受学院综合档案室的业务指导和督促、检查；（六）注意文件材料的安全和保密工作。第三章档案工作人员、经费、库房、设备第八条学院档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，勇于创新，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。第九条学院专职档案工作人员列入学校事业编制，学院专职档案工作人员属档案专业技术人员，按《高等学校档案管理办法》、

6、《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。第十条档案工作所需经费由学院单独立项，列入学院年度经费预算。学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的经费给予支持，并为本部门兼职档案管理人员提供必要的工作条件。第十一条学院根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，为学院综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。第十二条根据工作需要，学院应有计划地为档案部门配置计算机、复印

7、机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学院管理现代化同步发展。第四章档案归档移交接收第十三条学院应建立和完善立卷归档制度，并把各种文件材料的归档纳入教学、科研、管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。不允许将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有。第十四条学院应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。（一）学院在党、政管理活动中形成的文件材料，应严格遵照文书处理程序办理。文件办理告一段落或全部办理完毕后,承办

8、人应该把原稿、正文及有关材料整理好，交本部门兼职档案人员保存，以便立卷归档。（二）学院教学部门应建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档的制度，确保每一个教学年度在进行教学管理工作中