論技校檔案管理

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1、論技校檔案管理［摘要］檔案管理對於技校來說，是一項政策性、系統規范化、機密性和專業性的工作。做好技校檔案的收集、整理、鑒定、統計及利用工作，是關系到學校能否正常有序地進行教學、科研及管理工作的關鍵。檔案管理工作關系到學校未來的發展，也是規范化學校建設的重要途徑。本文著重討論瞭技校檔案管理工作中存在的問題及其解決的建議［關鍵詞］技校檔案管理信息化網絡化檔案管理可以客觀反應出一所技校的教學及管理水平。由於學校檔案整理並記錄瞭整個學校教學、管理及運行的軌跡，是非常重要的信息資源，並且具有很高的參考價值。因此，系統和科學地規范技校檔案管理，對於研究和改進技校的教學方法、提高教

2、學質量、提高管理水平以及樹立學校自身形象等諸多方面，有著十分重要的意義一、技校檔案管理中存在的問題1•技校對於檔案管理工作的重視不夠在短期表象上看，檔案的利用價值不會立即體現出來，因此很容易讓人產生檔案管理工作無關緊要的］念。當前學校的檔案大多為人事檔案，是記載教師及員工的工作履歷、傢庭背景及社會關系等方面的內容；而反映學校教學質量、教師教學水平、學生學習狀況的教學類型檔案記載則相對較少，學校對教學檔案的開發和利用不夠重視。因此，技校檔案內容信息量小，可利用的價值不高，也是造成檔案不能適應學校發展的要求而不被重視的原因之一。長此以往就會形成惡性循環，技校對於檔案管理工

3、作的重視程度不夠，造成檔案管理工作長期處於被動狀態，而不能很好的服務學校建設1•技校檔案管理制度規程不明確技校檔案室的規章制度流於形式，管理上較為混亂，缺乏條理。在收集和歸檔工作，制度不完善，制度的執行不徹底；收集到的資料不完整，歸檔信息不明確；整理和分類的方法不科學、不統一，這些都嚴重的影響瞭檔案管理的質量，並且在檔案價值的開發利用上存在著重藏輕用的現象，不能充分發揮檔案的教育和服務功能2•技校檔案管理信息化程度不高學校檔案管理信息化程度不高造成工作效率低下。隨著科技的發展，檔案的媒介越來越多樣化，除瞭傳統的紙質檔案。還有數字化檔案，以及錄音、影像、多媒體等多種類的

4、檔案。然而。由於經費投入不多、管理人員人手有限，學校檔案的管理大多仍停留在傳統管理階段，記載仍以紙為主，操作主要靠手工，管理是記錄與保存。這種方式不僅使檔案管理工作量大，成本也較高,不能達到信息的利用與共享，收效甚微。同時，原始的工作方法也造成檔案管理人員由於大工作量及繁瑣的工作流程，而缺乏足夠的時間和精力去深入開發檔案的內在價值3•技校檔案管理人員業務水平參差不齊由於學校對檔案管理工作不夠重視，對於檔案管理人員的培訓不到位，缺乏相應的進修機會，對新知識、新技術的學習較少，缺乏創新和活力。信息化和網絡化發展要求檔案人員要有很強的業務素質和專業水準；要求檔案人員有較強的

5、計算機應用及網絡應用的能力，對聲音、圖像、影像等多媒體資料的處理能力，並且具備信息管理和信息服務能力；要求檔案管理人員有較強的資源規劃能力，能在學校教研課題的形成、完成、推廣等多環節過程中進行檔案采集、整理能力等二、對於技校檔案管理工作的建議提高對檔案管理工作的重視無論是校方還是檔案工作者都應提高對檔案管理工作的重視。首先，學校領導應重視檔案建設，善於利用檔案資料統管學校工作，加強對檔案工作重要性的宣傳，將檔案管理納入學校整體發展規劃中，建立規范的制度和人員職責規范。同時，對檔案管理工作進行監督，對於出現的問題及時進行糾正和總結。在經費上予以傾斜，提高檔案工作硬件條件

6、，引進先進的技術和設備提高檔案室的配備，實現檔案現代化管理，引進技術及管理機制，運用相關軟件系統統計和管理檔案工作，建立完善的檔案工作網絡，實現檔案管理的數字化、信息化及網絡化。其次，對於檔案工作者來說，要理解自己工作的重要性，無論是專職還是兼職人員，都要熱愛檔案事業，加強業務知識的學習，為學校積累寶貴的資料，也是在為社會創造不可估量的知識財富2•建立健全技校檔案管理制度一個健全的管理體制是整個檔案工作的核心，建立科學的檔案管理系統，是促進檔案工作規范管理的關鍵。在實際工作中，比如關系到教職工切身利益的職評工作，參評教師必須具備學校所提供的個人檔案，其中包括其年度考核

7、、榮譽獲獎、初定材料、論文發表等情況，如果檔案材料不齊全，就無法進入評升，那麼直接影響其經濟收入，進而影響教職工的工作熱情。因此，隻有建立完善的檔案管理制度，制定一套科學、完整、系統的檔案集中統一管理制度，才能將檔案管理工作捋順，使之規范化。學校應當完善檔案管理制度和檔案管理實施細則，明確規定檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的程序，以及對檔案管理者的工作規范、職責和管理制度，都做出明確的要求，從制度上保證檔案資料的有效收集和保存，為檔案在實際工作中發揮作用奠定堅實的基礎3•加快技校檔案館信息化、網絡化的建設信息化、網絡化是技校檔案管理的發展方向。技