略論單位建設工程檔案管理

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1、略論單位建設工程檔案管理摘要:建設工程檔案對於確定工程質量責任、解決工程糾紛以及研究建築文明具有重要意義。單位建設工程檔案的管理是對本單位建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。單位建設工程檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和查閱利用服務中，應當做到依法、及時和認真，促進單位建設工程檔案管理工作健康開展關鍵詞:建設工程檔案;收集;整理;保管;利用服務中圖分類號：G271文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2010)14-0181-02工程建設是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經濟行為，它對城市文明與社會經濟的發展起到不可估量的作用。因此，如實記錄

2、和保管建設工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見，以為單位建設工程檔案的管理提供思路—、建設工程檔案及其管理的含義建設工程檔案的定義，理論上雖不存在根本的分歧，但定義方式並不相同。如有人指出，工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國傢和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料［1］。該定義是以價值判斷為視角的，但定義中所說價值缺乏可操作性的標準。又如有人指出，重點建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料，即:建設項目的提岀、調

3、研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載髏材料［2］。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延，但失之雜亂，毫無檔案確立的標準。可以說，上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進行充分的結合筆者認為，建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建築本身的歷史、為今後確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行後續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發，

4、確定建設工程檔案的外延建設工程檔案的管理，是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之，建設工程檔案的管理是—個系統工程，它始於工程項目的提出，伴隨工程有關建設進程，終於檔案法定保存期限截止，並供工程醞釀建設開始後的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建築單位、監理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料衆多，一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案，具有復雜性收集、整理和保管好建設工程檔案，做好建設工程檔案的查閱服務，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設工程檔

5、案則是人類建築文明發展的記錄,是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時,檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料,對於分清建築責任、解決糾紛具有不可估量的意義二、單位建設工程檔案的收集所謂檔案收集，就是檔案館根據各種線索，到社會上找尋、征集有關的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻、復制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進館集中保存的工作［3］。這是從國傢檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設工程檔案視角來看,其檔案管理部門衆多，既涉及土地管理部門，建設審批管理部門，環保消防等部門，也涉及業主、建築單位等，因而就每個單位的檔案管理部門

6、而言，其檔案的收集范圍要比國傢檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此，一般的建設項目，其檔案往往由各職能部門及業主、建築單位等各自管理，隻有一些對於國傢具有重大意義的建設項目，才可能在一定時期統一由國傢檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設項目檔案管理予以論述建設工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎環節，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提［4］。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施，因而相關文件也往往在這些部門保存，一般很少

7、同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項目建成之後向各部門收集文件。如果這些文件不能收集，則檔案管理就成瞭無源之水，無本之木單位建設工程檔案收集應當註意以下問題：第一，應當註意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多，從項目的醞釀提出就會產生動議性文件，之後逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，並不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在