存货管理系统内控规章制度

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1、文档存货管理内控制度1、总则1.1控制目标(1)规范存货管理行为；(2)防范存货业务中的差错和舞弊；(3)保护存货的安全、完整，提高存货运营效率。1.2适用范围(1)本制度适用于公司在正常生产经营过程中持有以备出售的、或为了出售仍处在生产过程中的、或将在生产过程或提供劳务过程中耗用的存货管理；(2)存货管理包括计划、采购与生产、保管、发出、盘点、记录和报告；(3)公司的控股或全资子公司参照执行。1.3制定依据(1)《中华人民共和国会计法》；(2)《内部会计控制规范——基本规范(试行)》；(3)国家其他相关法律、法规及公司相关规定。2、岗位分工与授权批准2.1不相容岗位分离(1)存货

2、的采购、验收与付款分离；(2)存货的保管与清查分离；(3)存货的销售与收款分离；(4)存货处置的申请与审批、审批与执行分离；(5)存货业务的审批、执行与相关会计记录分离；文档(6)公司内不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。2.2经办和核算存货业务人员的素质要求(1)具备良好的职业道德、业务素质；(2)熟悉存货的用途、物理和化学性质等基本知识；(3)符合公司规定的岗位规范要求。2.3业务归口办理(1)存货的采购由采购部负责办理，其他部门配合；(2)存货的质量由质量部门办理验收；(3)存货的数量验收、保管、发出、保管由仓储部门办理；(3)付款和会计记录由财务部办理；(4)公司未经

3、授权的机构或人员，不得办理存货业务。2.4部门职责2.4.1采购部(1)受理采购申请，编制采购作业计划；(2)采购作业；(3)收集市场价格。2.4.2仓储部门(1)数量验收、保管存货；(2)按发货指令(领料单或发货单)发货；(3)对存货的收、发、存进行记录和报告。2.4.3财务部门(1)参与制定存货管理政策；文档(2)参与重大采购合同的签订、采购招标及反拍卖工作；(3)及时对存货进行会计记录；(4)审查采购发票，正确计算存货成本；(5)参与存货盘点，抽查保管部门的存货实物记录。2.4.4审计部门(1)对存货的采购合同进行审计。2.5授权审批2.5.1授权方式(1)存货业务除公司有重

4、大战略性采购或生产需经董事会审批外，由公司总经理审批；(2)公司总经理对各级人员的存货业务授权，每年初公司以文件的方式明确。2.5.2审批权限项目审批人审批权限1、采购政策总经理(1)制定和修订；(2)以会议形式审定。2、月度采购计划、月度生产计划总经理或授权审批人(1)以总经理办公会议形式审批或授权事业部经理办公会议审批。3、采购作业计划公司授权审批人(1)按公司授权范围审批。4、采购合同公司授权审批人(1)按公司授权范围审批。5、存货发出公司授权审批人(1)按公司授权范围审批。6、存货报废、与处置总经理或授权审批人(1)审批或授权审批。7、战略性采购和生产董事会(1)重大金额审

5、批；文档(2)授权总经理审批。8、接受投资或债务重组等方式取得存货董事会(1)审批或授权审批。2.5.3审批方式(1)重大战略性采购与生产，经董事会决议后，由董事长审批；(2)采购政策(包括库存限额、采购方式的选择、经济批量等政策性事项)和月度采购计划、由总经理召开会议决定，并以文件或其他形式下达执行；(3)存货业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。2.5.4批准和越权批准处理(1)审批人根据公司对存货业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；(2)经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务；(3)对于审批人超越授权范围审批的存货业务

6、，经办人有权拒绝并应当拒绝，并及时向审批人的上一级授权部门报告。3、存货取得、验收与入库控制3.1采购存货控制3.1.1采购控制程序图文档总经理审批月度物资需求计划是否批准NOYES制订采购作业计划YES授权审批人审批是否批准NOYES选择供应商比价、洽谈、签约文档供应商发货验收是否合格NOYES财务结算3.1.2内控要求业务操作操作人控制要求1、物资需求计划生产部门计划员(1)每月28日根据下月销售计划、生产计划和物资消耗定额编制物资需求计划；(2)根据总经理指令下达、调整和修改需求计划。总经理或被授权的事业部经理(1)根据经理办公会议下达物资需求计划调整指令；(2)审签需求计划

7、。2、材料作业计划采购计划员(1)根据物料管理系统采购提示和月度物资需求计划，编制采购作业计划；(2)按授权报审批人批准后，将采购作业单下达采购员；(3)采购作业计划分送仓库、财务等部门。授权审批人(1)按授权审签作业计划。文档3、选择供应商采购员(1)寻找供应商以保证：①供应物料顺畅；②进料品质稳定；③交货数量符合；④交货期准确；⑤各项工作协调。(2)建立供应商档案，编制供应商清单，记录主要供应商的表现和交易情况；(3)建立与供应商的稳定关系；(4)采购前在合格的供