档案管理(修改稿)

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1、XX公司市政分公司档案管理修改稿本规则为了确保市政分公司相关档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷完整率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》的要求而制定。1＞档案管理架构：1丄按集团公司程序文件要求对市政分公司各相关部门工作中所形成的具有保存、开发利用价值的各类文件、图标材料等资料进行加以系统整理，形成保管单位（卷、册、盒、件），按类归档。市政分公司档案室建立及档案管理建议分为两阶段、逐步完善建立。1.2第一阶段：完善工程相关资料1.2.1市政分公司当前需重点归档的资料为工程相关类资料。档案室建立第一阶段将围绕工程资料的整理、归档为工作重心。1.2.1.1因需要对工程资料进

2、行全过程管理，并配合对各工程的考核提供依据，故将工程资料拆分为五部分进行分阶段移交归档。（1）工程筹建阶段资料（包括合同、预算、设计图等）由市场部提交原件归档。（2）工程开工前准备阶段（包括图纸会审、第一次现场会议纪要、施工组织设计、开工报告等）由各项目部安排人员在规定时间内提交原件归档。（暂定为开工后一周内）（3）工程施工过程阶段（包括往来函件、工程变更、工程联系单、工程经济签证等）由各项日部安排人员在规定时间内提交原件归档。（暂定：每月20口口提交，逾期当月不再接收。若工程周期短，相关文书资料齐全，可随时提交归档，归档后本工程过程资料不予以再接收）。（4）工程竣工阶段（包括竣工总结、竣工图

3、、竣工报告等）连同集团公司档案室移交目录一并提交。（5）工程结算阶段（包括审计定案表、开票证明、工程款到账证明、固定资产移交等）收集、整理后一次性提交。1.2.1.2建议将现今的工程资料按时间划分：（1）2014年3月1日以后（即市政分公司成立后）由各朝邂卅心整理后按1.2.1.1规定分阶段办理提交归档。若工程属于完工状态，则需按集团公司档案室要求，连同集团公司档案室移交目录表一次性提交归档。（2）2012年至2014年3月1口（即三欣公司项目二部）由各项目负责人银责整理资料后按1.2.1.1规定分阶段办理提交归档。若工程属于完工状态，则需按集团公司档案室要求,连同集团公司档案室移交目录表一次

4、性提交归档。（3）其它阶段的工程资料由于其它时期的工程资料完整性无法考证。原则上档案室予以保管，但不建档保存。相关项目负责人在相关工程审定后，收集、整理全套资料一次性提交归档保存。13第二阶段：完善其它档案的建档管理1.3.1结合集团公司程序文件，进一步完善档案管理工作。第二阶段将逐步将其它牛产经营活动中有保存价值的文书、图片、影像等资料按类型建立档案管理制度。（二阶段需要建立哪些类型档案，请讨论研究后制定）1.3信息化管理1.3.1信息化的档案管理是必然的发展趋势。在文书纸质档案保存的同时。相关档案的电子版本归档应已附件形式一并提交归档。1.3.2各纸质文书档案以扫描件作为附件，在提交档案归

5、档时一并提供。1.3.3各工程施工及相关工作中产生的图片、影像、录音等电子档案，可随时提交归档。1.3.4档案室应及时将提交的各类电子档案分类、鉴别、归档。以刻录光盘、U盘、移动硬盘等形式进行保存。1.4为工程考核提供依据将工程资料分为五阶段进行归档后，每月25日前对各工程各阶段资料归档情况进行汇总。以项目部为单位编制《工程档案归档情况报表》供分公司对单项工程考核提供依据。1.5提交档案的要求1.5.1所提交的工程文书档案必须为原件（原件：内容填写齐全，盖章齐全，签字齐全，扫描彩印件不视为原件。）1.5.2所提交的竣工图必须签字齐全。（包括区所验收签字）1.5.3所提交的电子档案名称编写应规范

6、、准确。1.5.4提交档案需在《归档登记表》上双方签字确认。2、档案管理流程图：（上墙）需存档的资料V送达退回原部门修改形成档案交C审核《档案资料借阅屮请表》至档案员退还档案资料办理借阅手续V档案员填写《档案借阅登记表》I借阅人签字►借阅借阅人重新办理借阅手续归还、档案员清点查收借阅人在《档案借阅登记表》上签字确认归还档案利用制度（上墙）一、本单位档案权限于本单位及本系统工作人员利用，凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。二、外单位来查阅档案的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围、经分管领导

7、批准后方可查阅。三、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查阅，并保持安静、卫生、不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。四、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。五、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借阅手续，最多不得超过7天，借用份数每人每天不得超过3份。六、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。七、借阅档案归还时，档案