课外活动指导组-高雄餐旅大学学生事务处-国立高雄餐旅大学

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1、項目編號02-01-001項目名稱新生訓練報到暨始業輔導承辦單位學務處課外活動指組作業程序說明輔導學生會編組成立新生服務隊辦理下列事項：一、配合生輔組編列新生訓練活動經費作業，彙整經費需求表。二、每年六月底前輔導學生會新生訓練活動總召，協調各系學會預先規劃，召開新生訓練籌備會議（新生報到服務台、各系遴選輔導學長姐、服裝走秀、新生迎新晚會）等相關事宜。三、輔導學生會新生訓練活動總召，於新生報到日前，完成新生報到接駁專車（遊覽車）路線及簽約事宜。四、輔導學生會新生訓練活動總召，完成新生迎新晚會活動規劃及藝人簽約事宜。五、輔導學生會新生訓練活動總召，於

2、新生報到日前一天，完成製作新生歡迎小卡及採購致贈新生禮品，並協調宿舍協助將歡迎小卡及禮品，放置於新生床位桌上。六、協助完成新生始業式大門氣球拱門製作，並請公關組組長詢問校長slogan，俾利製作拱門。七、輔導學生會總召完成製作迎新晚會師長邀請函，並請學生會會長及公關親送邀請師長出席活動。八、新生訓練前一日輔導學生會、學聯會及各系學會完成新生服務台場佈預檢。九、督導學生會總召管制新生訓練期間工作人員、輔導學長姐簽到退情形。十、辦理經費核銷事宜。十一、輔導學生會規劃新生返鄉專車事宜。控制重點一、召開學生會及各系學會新生訓練工作協調會：二、出席生輔組新

3、生始業輔導會議。三、輔導學生會籌辦新生迎新晚會及服裝走秀。法令依據一、全校性新生始業輔導協調會會議決議。二、學務處處務會議新生始業輔導決議。使用表單項目編號02-01-002項目名稱新生開學拜師感恩典禮承辦單位學務處課外活動指導組作業程序說明一、配合生輔組編列開學拜師感恩典禮活動經費作業，彙整經費需求表。二、協調學生社團■親善服務隊同學擔任詩歌朗誦隊，並請朱心怡老師指導成員於開學拜師感恩典禮活動前，完成四次詩歌朗誦練習及排演。三、協助完成多功能活動中心廣場前氣球拱門製作，並延用新生始業式校長所提slogan製作拱門。四、辦理經費核銷事宜。控制重點

4、一、出席生輔組召開之全校性新生開學拜師感恩典禮協調會。二、協調秘書室提供slogan，並協調廠商依時完成拱門佈置。法令依據一、全校性新生開學拜師感恩典禮協調會會議決議。二、學務處處務會議新生開學拜師感恩典禮決議。使用表單目編號02-02-006項目名稱獎學金審查會議承辦單位學務處課外活動指導組作業程序說明一、會議時間：每學期召開一次，時間另行簽核，由學務長主持會議。二、會議地點：行政大樓2樓學務處會議室。三、開會通知方式：以會議通知單及E-mail方式通知出席人員。四、出席人員：各研究所所長、各系系主任、教務長、學務長總務長、軍訓及體育室主任、日

5、、夜間部生輔組組長。五、會議相關資料：（一）各單位提案。（二）追蹤案件。（三）議程。（四）請假人員名單。六、佈置會場：於開會前一天將會議地點佈置完善（含桌牌核對、會議資料擺放、水杯等）。七、開會當天：（一）請備妥簽到單、簽到筆、錄音設備（含電池、錄音帶或錄音筆）。（二）留意麥克風是否已開啟。（三）開啟電燈及冷氣。（四）如需使用單槍投影機時，請預先測試筆記型電腦。（五）如人數到齊時，請學務長主持會議。（六）會議開始。八、會議紀錄：（一）約於開會結束後三日內完成，陳校長核閱。（二）陳核時須檢附會議紀錄、簽到單及議程。（三）俟校長核示後，將獲獎同學公告

6、於本校資訊網榮譽榜網頁，並造冊撥款控制重點一、會議時間、地點：每學期召開一次，時間另行簽核，地點為行政大樓2樓學務處會議室，由學務長親自主持。二、開會通知方式：（一）以會議通知單及E-mail方式通知各與會人員。（二）至少通知二次以加強提醒。三、會議相關資料：（一）提案收取時間：約於開會前二週以開會通知單及E-mail方式傳送本次會議各與會委員，請其提供提案，並預訂開會前一週的週五將提案收齊。（二）議程：開會當週（約星期二）將議程彙整好，送學務長陳核，即開始列印。如頁數較多，雙面列印較易卡紙且速度慢，因此作業時間須提早進行。（三）請假人員名單：各

7、委員請假時，代理人最好為教師，不能為助理，並須清楚註明原因。四、佈置會場：如主管請假又無代理人時，直接將桌牌拿掉無須擺放；如主巒國立高雄餐旅大學標準作業流程版次1文件編號控制重點管同時代理其他人時，將桌牌一起放於代理人位置上並行即可。五、會議紀錄：（一）約於開會結束後三日內完成，陳校長核閱。（二）陳核時須檢附會議紀錄、簽到單及議程。（三）俟校長核示後，將獲獎同學公告於本校資訊網榮譽榜網頁，並造冊撥款。六、其他：（一）主管異動時，將隨時修正桌牌。（二）上全校會議系統登錄開會相關資訊，同時勾選學校行事曆，屆時將同時於『全校會議查詢』及『學行事曆上出現

8、開會相關訊息。法令依據本校獎學金作業要點使用表單獎學金會議提案單（如附件一）獎學金標準作業流程圖02-02-006收取提案追蹤案件送相關