【精品】内业资料的整理与管理

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1、第二章文函的管理第一节文函的一般规定依据国标（GB/T9704-1999）规定，结合公路工程实际，对文函的格式及一般要求如下：一、定义1、字word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。2、行line标识公文中纵向距离的长度单位。国标以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。二、公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60g/M〜80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向折度邛5次，不透明度285%,PH值为7・5~9.5。三、公文用纸幅面及版面尺寸K公文用纸幅面尺寸

2、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmx297mmo2、公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mmx225mm（不含页码）四、文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。五、排版规格与印刷装订要求1、排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。2、制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mmo3、印制要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mmo黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%,

3、M80%o印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。4、装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mmo平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢无毛茬或缺损。六、公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（1）发文机关标识由发

4、文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mmo发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mmx15mm(高x宽(2)发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“0”括入；序号不编虚位(即1不编为001),不加第'字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。(3)签发人上报

5、的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。2、主体(1)公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。(2)主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机

6、关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。(3)公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。⑷附件公文如有附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如f附件：1.xxxx»);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号b(5)成文时间用汉

7、字将年、月、日标全：零写为9：(6)公文生效标识①单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm〜4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。②特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文”的方法解决