专业秘书培训课程

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1、专业秘书培训课程专业秘书培训课程第一讲秘书角色扮演与人际丿应对秘书的自我定位当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书”，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。厂提醍您：严収秘书是上司的左右手，其责任6是替上司分忧解愁,減少各种干扰”一位忧秀的秘书能够帮助上司提高'工作效率,拓展业务领域。丿1.秘书的工作内容秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都町能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：辅助决策当上司面对多个选择而犹豫不决吋，秘书要为上司收集相关资料，帮助

2、上司分析情况。调査研究当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。收集信息当今的社会匕进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需耍的信息。此外，还要善于运用网络收集信息。文书处理文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一•位优秀的秘书应该善于处理文书。会务准备所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行业务汇报。公关工作公关工作包括沟通、补交、商务等方面，有时也耍代表公司进行发言，或考代表主管或老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。档案管理在高科技迅速发展的今

3、天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑來管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化Z间取得平衡。工作H程安排上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书耍把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。查办工作查办工作是指秘书对公司或部门捉交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。接待工作当冇客人或來访者的时候，秘书冇责任做好接待工作，让來宾感受到口己受到礼遇，产生宾至如归的感觉。行政事务行政事务管理包括所有档案的流程、生产

4、线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上1对下的沟通与协调。保密工作秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露。1.秘书应该具备的能力秘朽的工作非常繁琐，而且经常有突发性的事件要处理，所以秘书的能力应该是多元化的，决不能只有单一专长。祕书应有的能力:＞领悟能力＞分析能力＞应变能力＞组织能力＞审美能力＞决策能力2.人际交往的流程＞协调能力＞观察分析能力＞写作能力＞交际能力＞口头表达能力＞操作能力人际关系与沟通技巧认知人际关系1.增进人际互动人是一种群体动物，没有人可以离群独居，我们毎犬都要进行人与人之间的互动。人际关

5、系涉及各种问题，职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系，有一句老话说得好，“先学做人，再学做事”，如果不会做人，人际关系就会一团糟，办事自然就会到处碰壁。那么怎样才能增进人际互动呢？这要靠平时的积累。朋友不会从天而降，也不会突然出现，我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友，建立人际关系网。人与人之间从彼此生疏到彼此交往，有一个循序渐进的过程，一•般来说，这个过程可以分为八个步骤，其流程如下图所示。图1一1人际交往的流程图1.人际交往的四种态度人际关系有四种交往态度：我不好，你好，这是人公无私的态度。我不好，你也不能好，这是玉石俱焚的态

6、度。我好，不管你好不好，这是自私自利的态度。我好，你也好，这是我们追求的目标，希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素1.影响人际交往的客观因素时代背景时代不同，人们的观念也会存在差异，会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中，邻居之间的关系非常好，尤其在农村，一家办喜事，全村的人都出动，而在当今的商业社会中，人们住在电梯公寓里，楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展，尤其是因特网的出现，使得空间距离已经不是问题，为人们的交往提供了极大的便利。生活压力人们在生活屮难免会面对许多压力，比如升学圧力、家庭压力、经济

7、圧力、工作压力等等，这些都会影响个人的看法与想法，也会左右人们人际开拓的脚步。环境的阻隔环境是影响人际交往的最直接的因索z-—，环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心，久而久Z,感情就慢慢地变淡了。角色定位在人生的舞台上，有的人演主角，有的人演配角，其至跑龙套，不管怎样，我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的半活面。所以我们耍忠于口己的角色，如果今天我们扮演秘书的角色，就要把秘书的角色诠释的尽善尽美，达到最高境界。2.影响人际交往的主观因索人格特质有些人生性木讷，不苟言笑，朋友自然不多；有的人主动外向，总有许多人围绕在他身旁。个性的不同，自

8、然会带来不同的生活面。认知的差距对事情认知的差异性，也会造成不同的人际距离。如两个人和约去吃饭，一个人要吃洋