浅谈如何做好大型学术会议会务工作

《浅谈如何做好大型学术会议会务工作》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、浅谈如何做好大型学术会议会务工作摘要：会议这种社会活动由来已久，是自有人类以来就存在的一种社会现象。在当今社会，会议是领导机构进行决策和管理、实现领导职能的一种重要方式。会务工作是一项复杂的系统工作，也是各单位办公室工作的一项重要职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作，特别是大型学术会议的会务工作量非常繁重，这就要求负责会务工作的同志务必要做到在纵向上服从上…级领导的协调和指挥，保持信息和通讯的绝对畅通；在横向上务必做到分工明确,事无巨细地落实每一个细节，尽职尽责，在完成个人本职工作的同时注

2、意灵活处理突发事件和进行补位。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。关键词：大型学术会议；会务工作；计划中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X(2014)19-0192-04一、会前准备工作会议的重点是计划性要好，就是要做好前期的准备工作。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否，体现着主办单位的办会水平。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%左右。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是大型学术会议成功的前提。因此,必须以高度的责任感做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括制定会

3、议计划、组建会务班子、准备会议材料、安排会议后勤保障和布置会场等方面的工作。（•）制订会议计划第一步是拟定会议计划。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如大会主席团、秘书长会议等议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。（-）组建会务班子第二步是组建会务班子。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长,因此会

4、有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所冇筹备工作。筹备委员会是一个对会议整体负责的领导机构，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会（或领导小组），可以山一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会（领导小组）下再建立子工作组，一般可设秘书组、接待组、宣传报道组、后勤保障组（除接待之外的安全保卫、水电等）等，各组确左人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。具体为下列图解（见下页表1）:在秘书处的工作范围中，日程安排要详

5、细，方便与会人员，分发到每个参会人员手中，使大家一目了然（下页表2为会议口程表）。在接待小组的工作范围中，贵宾的接送与接待是重中之重，所以要把接送工作做细、做实。负责整个会务工作的负责人要掌握整体形势的变化,清楚每一位贵宾的行程变化，及时更改接待表格，迅速通知各相关小组和各驻点的工作人员，告之贵宾行程的变化，以便各点做出安排的更新（P194表3为接送贵宾详细安排表）。在各个驻点都要详细安排人员负责相关服务工作，责任到人（P194表4为各驻点详细安排）。（三）准备会议资料会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料、來宾资料、

6、会务资料和沟通资料。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。整个会议在开始前的一段时间，秘书处要准备好邀请工作（回执、专家名单、行程）、大会开闭幕式议程（领导主持发言）、大会主题报告议程、会议指南制作等方面的工作，要做到全面、具体。（四）准备会议后勤保障有些全国性会议、国际性大会规模较大，需连续召开儿天，并且有外地同志、甚至有外宾参加的会议，就要热情做好会议生活的安排丁作。要根据出席会议的名额，提前编订住宿分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，対领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专

7、人负责，并事先做好安排。同时，根据会议规模拟定会议预算，经过会议领导小组同意后执行。（五）精心布置会场会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选释会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包扌41•悬挂会标、徽记、旗帜、主会场和分会场门牌及指示牌等。2•设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席、签字席，摆放席卡、泡杯、毛山、话筒，并保证音响效果。3

8、•确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。4•保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、冇效。5•摆放适量花卉。6•做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。7•场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。&