浅谈高校档案管理的多媒体网络化

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1、浅谈高校档案管理的多媒体网络化摘 要：本文从高校档案管理屮出现的问题、网络化管理档案的必耍性以及实现多媒体网络管理的策略等进行分析，提出只有革新高校档案管理理念、加大软硬件投入、提升人员管理水平等，实现档案管理多媒体网络化，才能充分发挥高校档案室的作用，提高高校管理水平。关键词:高校档案 多媒体 信息技术 网络化中图分类号：G40文献标识码：A文章编号：1674-2117(2014)12-00-02近年来，信息技术在档案管理工作中开始发挥越来越重要的

2、作用，不但详实地记录了档案及文件的管理内容，还充分地反映了资料数字化的过程，实施数字化管理模式也成为档案管理工作的必然方向。对于高校而言,科学有效地运用档案管理，不但冇利于高校的发展壮大，也冇助于学校领导的管理。以下针对高校档案管理的现状和问题，探讨如何在高校档案管理中实现多媒体网络化。1 高校档案管理的现状和出现的问题1.1 档案管理数据库建设不合理目前，高校档案管理部门的问题主要体现在建库缺乏全面性，数据库大多为自建自用，大多处于低水平重复创建，数据不规范、服务水平低下

3、、单纯地供本单位使用，很大程度地影响了数据库的有效利用。从各个高校的档案库來看，目前通用的大多为条目数据库，能够查询文字或图片类档案资料。因为缺乏多媒体技术的支持，导致了很多档案资料不能动态播放,其至在一些高校档案管理数据库中也只提供部分阅读权限。这些问题的存在都妨碍了高校档案管理的发展，远远不能满足用户的各种需求。1.2 投入的经费极为冇限档案多媒体网络化系统建设是档案管理部门的首耍任务，由于对档案多媒体网络化建设的经费极为有限，好的硬件、软件缺少经费购置，就无法建立高配置的档案网络

4、，更无法做到对网络设备的定时维护和更新，这是一个非常现实的问题，也是一个在短时间内很难解决的问题，这需要多方面的努力才能加以克服，正因为资金的不足已经严重阻碍了高校档案管理多媒体网络化的发展，所以必须从根源上対这一难题加以重视。1.3 档案管理人员的信息处理能力不高高校档案管理多媒体网络化建设，进一步对档案管理人员提出了要求，首先要精通以往的业务，还要在原来的基础上加以创新，其次必须掌握多媒体、网络化的技术，这样多管齐下地补足，档案管理人员才能得心应于地应对档案管理工作。可是当前从爭高

5、校档案管理人员多出…些非$业人士担当，导致了档案管理工作人员的整体素质不高，无法跟上高速发展的网络化办公环境，严重缺乏“计算机、网络、档案专业”的复合型人才，不适应高校档案管理多媒体网络化发展的需要。2 高校档案网络化管理的必要性对高校档案实施现代化管理是非常有必要的，这主耍是因为：一是档案管理的网络化能够大幅提升档案工作的效率，以便档案管理人员对档案进行操作，实现档案资源的有效管理，这会大大降低高校档案管理的难度,高校档案管理网络化的实现就如同赋予了从业人员一种高效的工具，使管理人员

6、在面对浩瀚的档案信息时不再束手无策；二是实现档案管理的多媒体网络化，可以将以往的封闭式管理更新为开放式管理，从档案信息的采集、储存到档案的管理与服务中，能够将所冇的资源进行优化及调整，进一步提升高校档案管理的水准；三是高校档案管理在不断的发展和改革的过程中，通过积极吸收前人宝贵管理经验的基础上，通过对档案管理网络化的实现，势必会开辟高校档案管理工作的新局面，有利于高校档案管理工作的顺利开展。3 高校档案实现多媒体网络化管理的策略3.1 革新高校档案管理的观念如今，网络信息化

7、技术愈演愈烈，己经渗透到各行各业的档案管理中,档案管理人员只有改变以往的档案管理经验，主动投身于革新的潮流之中，具备服务精神及开发档案的先进观念，才能更好地做好本职工作，成为一名优秀的档案管理人员。必须强调的是市场化的竞争不只体现在产品质量上，更包含服务质量，因此，高校的档案管理工作不能总是局限在以往的经验中，必须与时俱进，在多媒体网络化的现在，高校档案管理人员应该做到进一步对高校信息需求的掌握，针对具体情况进一步收集和整理档案信息，努力为学校的发展做出贡献。3.2 提高对硬件设备的投

8、入，实现档案现代化的发展档案信息的数字化管理已经成为大势所趋，考虑到这一因素，档案管理人员需要将网络技术、光盘储存以及宽带数据进行有机结合，实现各类档案信息的多媒体网络化管理。要达到高校档案的多媒体网络化管理，必须加大力度更新硬件设备，因为，档案的多媒体网络化管理实际上就是信息化档案管理，在档案管理多媒体网络化的搭建中，需耍不断更新计算机及各类微缩复印设备、其他电子设备，并完善内部的局域网，做好信息安全维护工作，保障信息技术在档案管理工作屮的冇效应用，这些设备全部是高校档案管理工作