浅谈合并高校的档案管理

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1、浅谈合并高校的档案管理摘要：本文通过归纳分析合并高校档案管理屮存在的“并校期间文书立卷、归档、”“档案的集中管理”、“档案网络建设”、“档案排序、管理重新理顺”、“管理人员整体素质”等问题及原因；强调提出了搞好合并高校档案管理必须“强化档案意识，规范档案管理”、“建立健全档案管理工作制度，依法治档”、“合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设”、“确定档案工作目标，使档案工作开展冇的放矢”等颇冇见地的看法。关键词：合并高校；档案管理；问题；看法一、合并高校档案管理中存在的问题及原因（一）并校期间文书立卷、归档的问题。合并高校在并

2、校前已归档的档案，由于冇严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基木不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，山于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更冇甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将人量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成

3、这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。（二）档案的集屮管理问题。由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组成院校大都处在不同的位置，很难集屮到一处，现大多实行分校区管理

4、的模式。（三）档案网络建设问题。山于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共亨的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。（四）档案排序、管理重新理顺问题。合并高校大多有两个或两个以上规模相当，类别详尽的院校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚,隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案卷宗由原各校的一个卷宗成为并校后若干卷宗，而各校的档案类目设置、

5、类目排列及档号的编制不尽相同，老校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类上。这便牵涉到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理休制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此，笔者以为合并高校的档案工作耍走出困境,应对症下药，采取有效的解决措施。（五）管理人员整体素质问题。在所冇的档案管理屮，人是最关键的因素。网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硕件都必须通过档案人员才能发挥作用。而从目前情况来看，各高校档案队

6、伍整体素质仍普遍较低，专职或兼职从事档案管理的人员专业水平参差不齐、良莠并存,不能适应高速发展的计算机工作环境。有些高校严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。二、搞好合并高校档案管理的几点看法（一）强化档案意识，规范档案管理。前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖与各部门的配合与全

7、员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理工作的良性循环。（二）建立健全档案管理工作制度，依法治档。江泽民总书记指出:“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有

8、档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负丿力史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并高校搞好档案工作的关键。在这方面，意识要用制度去规范档案工作，如、建立健全各部门档案