涉外接待管理方案

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1、工具名涉外接待管理方案检索编码CM030937页码6一1一、公司夕卜事扌妾彳寺1.公司对国内外*宾接待工作除由公司总裁或页他高级人员亲自接待以外，其余由行政办公室配合有关部门负责安排接待工作。2.外事接待工作由行政办公宣统一安排办理。3.外事接待工作的基木要求是：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得休、严守机密。4.圉内外宾客來访，接待人员应准确掌握宾客乘坐的交通工具和抵离的时间，捉前通知冇关部门和人员做好接送進备。5.国内外宾客來访时，接待人员根据來访者的日的、规模及兴趣、意愿等选择安排参观项目，确定活动内容，拟定接待方案，报清主管总裁批

2、准。6.有关部门根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈中如遇有非权限内的事情时，应向主管领导请示，来不及逐级请示时可直接请示主管裁定。7.安排外宾丿IJ餐除特殊情况外，陪冋人员不超过两名，安排娱乐活动时，我方陪同人员亦应控制，避免高消费现象发生。8.对于木公司附属外埠企业人员来访，进行正常接待即可，如对方级别较高或对公司的业务开展具冇垂耍意义，可将接待方案报公司总裁审批。9.在接待宾客工作中，认真做好安全侏卫工作。二、公司电咗舌核待1.响铃吋。电话铃声响起之后，尽快拿起话简。在屯话铃声响起的三次之内接听电话，以免引起客户失塑或

3、不快。工具名涉外接待管理方案检索编码CM030937页码6-21.找人吋。來电话指名找人，迅速把电话转给要找的人。如果不在，明确告诉对方，如來需要留言，做好记录。2.接听时。一般由最低职位的员工接听，但是，新员工对企业悄况知之不多，所以不要抢接电话，以免一问三不知，给客八留下不良印象。3.声小时。若对方说话声小，要冇礼貌地告诉对方，“对不起，声音有点小”。4.通话吋。通话吋如果有其他客户进来，不要置之不理，应该点头致意。如果需要与同爭讲话，应冇礼貌地说，“请您稍等”，然后捂住送话筒，小声交谈。5.屮断时。通话突然屮断，要立即挂上电话，再次接

4、通后要表示歉意并说明原因。6.挂断时。打完电话，不要白己先挂断电话，等对方挂断之后再轻轻放下。7.高峰吋。在业务通话高峰吋，尽量不要往外打电话，不要占线时间大长，并一凡设法告诉客户，“现在JE是进电话的高峰时间，对不起……三.来宾参观扌妾彳寺1.公司参观种类(1)定时参观：先以公文或电话预先约定参观时间与范围。定时参观乂分为以下三种：%1团体参观：政府部门、学校或社会团体约定来公列参观。%1贵宾参观：政府官员、社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允许前來参观。工具名涉外接待管理方案检索编码CM030937页码6-3%1普通参观：一般客八或

5、业务有关人员来公司参观。(1)临吋参观：因业务需要临吋决定来公司参观。1.接待方式(1)团体参观：凡参观人数能在会客室容纳的，均以茶点招待，否则一律免于招待，陪同人员由有关部门安排。(2)贵宾参观：按公司通知以咖啡、糕点、冷饮或其他方式招待并rh公司高级人员陪同。(3)普通参观：以茶点招待，由有关部门派人陪同。(4)临时参观：同普通参观。2.参观方法(1)贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前三曰将参观通知单填送公司各主管部门，作为办理接待的凭证，意外时先以电话通知，然肩补通知单。(2)普通参观：山各部经理核准并于参观前一FI将参观通知单

6、填送公司办公室，以利于接待。但参观涉及两个部门以上者，视同团体参观办理。(3)临时参观：III各部经理核定并于参观前一小时以电话通知公司办公室办理接待。如参观涉及两个部门以上者，应协调办理。(4)未经核准的参观人员拒绝参观，扌輕口率领参观人员的参观者，按汕••露商业机密论。(5)参观人员除特准者外，谢绝扌门照并由陪同参观人员委婉说叨。工具名涉外接待管理方案检索编码CM030937页码6-41.接待费内容(1)会议费；(1)研讨费；(2)招待费；(3)交际费；(4)典礼费；(5)扌廿赠。1.使用接待费注意事项(1)注意接待费的支小项冃与接待用

7、途及冃的一致。公司的营业、采购、融资以及其他经营，有其客观的冃的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。(2)接待费的开支，应充分考虑和认清每一次接待的冃的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。(3)各级责任者或主管领导，应认真审核每一次的接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。2.接待方法(1)每个部门分別进行预算并在预算范围内开支。预算按过左的平均实绩来确定。(2)接待次数每人每月不得超过X次，但是，XX美元以下的开支不在其列。同样内容耳对象的接待尽量避免，不耍重复接待。(3)对重耍的关系户设立接待卡，详细记载

8、其嗜好、兴趣与特点等。工具名涉外接待管理方案检索编码CM030937页码6-53.接待目的分类(1)接待新交易伙伴关系户；(2)庆祝合作关系的建立；(3)销售收入提高后的致谢；(