从语气角度谈英语商务信函写作

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1、从语气角度谈英语商务信函写作摘要：商务活动的快节奏，使人们将商务信函作为商务交流的主要方式。在没有面对面交流的情况下，人们只有通过文字读懂对方的意思,写作者通过文字所表达的语气直接传达了写信者对读信者所要表达的情感。本文以面子理论为指导，从自然、委婉、站在读者角度和礼貌语气的角度，为商务信函写作者提供技巧。关键词：英语商务信函语气写作技巧一、引言美国语言学家Leech提出了礼貌原则，其中包含赞誉原则、一致原则、得体原则、慷慨原则、同情原则、慷慨原则，强调的是将利益多让给对方一些［1］。Brown和Levinson提出的面了理论，将人的面了分为积极面了和消极面子［2］

2、。积极面子是希望自己得到对方的喜爱和尊重，而消极面子是指不希望对方丁涉自己的彳亍为。在此基础上，Ting-Toomey的面子协商理论则研究不同文化对面子的维护和协商，高语境文化追求积极面子，低语境文化追求消极面子［3］。不论在何种文化下，商务信函的目的都是建立良好的商务关系，故维护彼此面子就尤为重耍。人们在信函中读的是文字，但体会的是情感。而传达情感的媒介则是语气，语气是文章听起来的感觉，语气能反映作者对读者的情感。二、商务信函中的语气1•委婉的语气在投诉、拒绝、索赔和抱怨等信函中，这类信的木质是冲突的，直截了当的语言没冇给对方留面子，因而会伤害彼此感情，不利于长期

3、合作。相反，通过委婉语气的使用，既能表达出自己的不满，乂能保住对方的面子，消除彼此Z间的紧张感。(1)被动语态据统计，在商务信函中，80%〜85%使用主动语态，20%〜25%使用被动语态［4］。在大多数情况下，主动语态的使用更显直截了当，更能突出自然的语气，易于交流。la.Youarerequestedtosendusacopyofcatalogue・lb.Werequestyoutosendusacopyofcatalogue.la中使用被动语气来请求对方寄产品目录，语气生硬，读信者会产生对方是下命令般要求自己寄产甜目录的感觉。而2b屮通过简单的主动语态，将自己对

4、于对方的请求直接地表达出来，简单、委婉却乂不失情谊。然而，在一些情况下，如不强调或者故意不强调动作的实施者而避免伤害彼此感情，被动语态比主动语态更显妥当。lc.Wemadeamistake.ld.Anerrorwasfound.le.Youfailedtosignthecheck.lf.Yourcheckwasnotsigned・lc、Id和le、If两组句子所体现的分别是写信者和读信者各自过失。lc和le使用主动语态，都明确指出了过失的造成者，或者提醒了对方自己的失误，或者当面直接指出了对方的错误，语气生硕、直接，可能造成商务活动无法进行下去。相反，Id和If使用

5、了被动语态，不仅将错误提了出来，同时委婉地掩盖或者提出了犯错方，不仅给对方留足了面子，还给了对方缓冲处理负面消息的时间，更能让对方接受。(2)虚拟语态写作时使用虚拟语态，也是表达委婉语气的一种方法。lg.Ican,tacceptyourquotation.lh・IwishIcouldacceptyourquotation.同样是不接受对方的报价，lg中使用了car?t这样具有否定消极意义的词，直接否定了对方，容易导致谈判无法进行下去。而lh中利用虚拟语态，委婉地在信函中表达同样的信息，不带有任何否定意义的词，但给了人希望，更易于他人接受。2.白然的语气商务信函的写作

6、原则随着时代不断发展变化，从最早的3C原则到现在的8C原则。不论其如何演变，简明(conciseness)一直是不变的原则。所谓简明，就是在不影响完整和礼貌的前提下，直截了当地向读信者表达信件的内容。学者也提出了KISS原则Keepitshortandsimple[5]□商务信函较其他写作文体的最大不同就在于其语言的非正式性，它是用日常说话的语气进行交流的，因此不需要大量华丽辞藻的雕砌。2a.Thecontractenclosedherewithrequiresyoursignaturebeforeitcanbeexecuted,andshouldbedirecte

7、dtotheundersigned.2b.Pleasesignthecontractenclosedandreturnittome.在2a中，写作者使用了大量正式性的词汇，如execute和undersign等，语言官方，同时句子冗长，读者需要一定时间才能弄明白信件要传达的内容。而2b则相反，句子简单明了，以自然的语气直述要意，又不失礼貌。山此我们可以看出，信函中用大词和句子的过度繁冗都会让读信者感到困惑，没有可读性。缺少了自然的语气，就缺少了亲切感，也就失去了信函本身沟通的作用，容易使读者无法体会到写作者真正所要传达的情感。因此，要做到以自然的语气表达内容，商