企业科技档案管理

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1、内容摘要科技档案是企业发展的历史见证，是企业维护和扩大再生产的决策依据。科技档案是企业全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础工作，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专业性、地域性等公共属性，占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。企业决策者认识到科技档案是资产以后，就会管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。企业发展了，科技档案管理工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新吋期的发展需要，树立新的观念，建立新的

2、体制，实行新的管理制度。在市场竞争和信息流通的今天，传统的企业科技档案管理模式应逐步转变为现代化的数字化、网络化信息管理。企业管理者及科技档案管理人员应统-思想认识，把科技档案管理工作列入企业管理议事日程，并入财力、物力和人力，使其发挥出应有的作用,推动企业管理，推动企业的快速发展。加强企业科技档案管理科技档案是企业发展历程的真实记录和客观评价，是企业维护和扩大再生产的决策依据，也是企业发展的生命源泉。一、科技档案管理的现状由于近几年來企业的改革、改制、分离和重组，企业的科技档案管理工作也随企业改革进行了调整，目前企业科技档案管

3、理更普遍存在以下几方面的问题。1、资金投入不足，管理模式落后。由于科技档案管理涉及软、硬件的投入，经济实力强的企业，科技档案投入的经费多，管理条件和信息化建设发展要快些。经济实力弱的企业，首先档案管理部门在人员配置上不到位，其次由于经费投入少，企业档案部门很难购置先进的计算机、网络、扫描仪等设备。只能简单的编制科技档案案卷目录、专题目录，不能运用现代化计算机网络通信技术进行信息交流。这就使得一些档案管理部门在科技档案管理上只局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，而对科技档案的数字化、网络化管理则很少涉及。企业部分决策者没有

4、认识到科技档案信息化的重要性、必要性和紧迫性，以至于企业科技档案管理多年来停滞不前。在知识经济和信息吋代，随着科技档案类别、内容、载体、信息的不断增加,传统的科技档案管理模式已经不能适应新形势下科技档案信息化管理的需要。2、部分决策者对企业的科技档案不够重视。科技档案用着的时候重要，用不着的时候不重要，一个单位档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与企业决策者对档案资料的重视程度有着极大的关系。科技档案是科学研究、基本建设、引进国外先进技术等活动的历史记录和

5、真实反映，是科学资料储备的一种形式，是发展公司事业的重要条件及不可缺少的依据。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥岀来的，科技档案资料只要管理好、利用好就能产生更好的经济效益和社会效益。如果决策者不重视，科技档案管理不好、利用不好，会给企业带来负面的经济效益。3、科技档案管理部门与设计部门管理相脱节。因为科技项目档案形成周期不一，不同的科技项目一般需经过论证、立项、实施、验收、推广等过程，短的需要几个月，长的需要几年，所以科技项目的归档时间不能统一。由于企业档案管理制度不健全，造成档案管理部门和设计部门不能及时的联系、沟通。使得

6、一些科技人员在工作中积累的有价值的科技档案资料不愿或没及时移交归档，散存在部门或个人手里，这样很容易遭到自然和人为地毁坏，导致科研材料破损甚至丢失，造成科技档案资料残缺不全，不能完整反映该项目的全貌。最后使得科技档案不能集中统一保管。如果发生技术档案泄密、失密，其损失是不可估量的。4、科技档案管理难度大。由于科技档案是科技工作人员进行项目科学研究活动的真实记录，它记载和反映了项目科学研究活动的全部过程和具体成果。科技档案与文书档案相比，一是多数以图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录像带等形式归档的，数量多，笨重不便于折叠，二

7、是技术含量高、关联性强，图纸与图纸的技术衔接较紧密；三是资料多，归档材料鉴定技术质量要求高；四是存储期限长，归档材料一般都是永久卷；五是设计企业商业机密，保密工作要求严。科技档案管理工作传统而落后的管理方法是单调而枯燥的，而对科技档案资料的收集、鉴定、装订、归档又加大了档案管理人员的工作量。而且借、查阅手续复杂，大多数档案员不愿意管理科技档案。5、企业科技档案现代化与企业信息化建设发展不同步。企业科技档案必须适应信息化要求，除了保管好纸质文档外，还要把电子文件及时的收集、妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了

8、更高的要求。当前，在企业信息化建设过程中，推广运用了信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。而科技档案管理没有与企业信息化同步，出现纸质文档多于电子文档的管理格局，给科技档案的存储、查阅带來很多的不便。6、科技档案管理基础设施落后，缺乏网络