经典实用有价值的企业管理培训课件如何组织高效会议

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1、如何组织高效会议杜大海2010-8-18据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？？？？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！一、初识会议会议的意义会议的目的会议的种类会议的频繁会议成本的计算

2、会议的意义1、会议是一个集思广益的渠道2、会议显示一个组织或一个部门的存在3、会议是一种群体沟通的方式集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的目的1、开展有效的沟通2、传达资讯3、监督员工工作、协调矛盾4、达成协议与解决问题5、决策和资源共享6、开发创意7、激励士气8、巩固地位达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处

3、理突发事件的会议4.固定的团队会议（例会）5.集思广益的会议会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。全体会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议会议成本的计算1、会议的时间成本2、直接的会

4、议成本3、效率损失成本会议的时间成本时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅游时间+会议服务人员工作时间）会议成本并不是很直观转化为金钱成本金钱成本=与会人员时间成本×与会人员平均每小时的薪水会议的时间成本时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅游时间+会议服务人员工作时间）会议成本并不是很直观转化为金钱成本金钱成本=与会人员时间成本×与会人员平均每小时的薪水直接的会议成本直接的会议成本=会议设施租用费+会议场地租赁费+交通费用+食宿费用+会议资料准备费效率损失的费用开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率

5、的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。二、会议效率不高的原因及解决方案1、会议效率不高的原因及预防性管理2、高效会议的八大特征3、会议规范会议效率不高的原因项次原因具体表现（1）时间安排得不合适会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点安排得不妥当会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象选择不对必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人影响力不够会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能不够参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知

6、如何引退，致使会议失败。（6）准备工作不够充分开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）目的和结果不明确开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议的三大致命伤1、主持人的技巧2、会议的地点3、会议的准备工作如何进行预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或者下午两点半以后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力

7、、影响力的人担当主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。高效会议的八大特征1、只在必要时召集2、会前充分筹划3、拟订和分发会议程表4、遵守时间5、一切按部就班6、请最有经验的和有才能的人出席7、作出评论和归纳8、记录所有决定、建议和负责人会议规范种类1、时间安排方面的规范2、固定的会议流程规范3、会议本身要遵守的规则会议时间安排的规范上午9:30-10:00点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且