浅谈新时期高校声像档案管理

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1、浅谈新时期高校声像档案管理浅谈新时期高校声像档案管理摘要本文主要就高校声像档案管理工作的现状进行了分析,主耍表现为归档率低、手段落后、保管条件不完善，并提出了新时期高校声像档案管理的有效对策，分别从整理、信息化处理、改善保管条件、业务培训几个方面展开了探讨。关键词高校声像档案管理保管磁带中图分类号：G48文献标识码：A1高校声像档案管理现状1.1归档率不高其一，由于声像档案是各部门自行扌n摄，搜集工作就变得多而散,而导致归档率低。学校的声像资料大都由各举办部门自行摄录，这就使得产生声像档案的部门比较多，使得收集声像档案的工作

2、更难。其二，因为是各部门自己录制的，声像档案的录制并不能符合相关规范。因为声像档案时效性强，归档时也应注意将相关时效因索记录在内，但当前高校的声像档案立卷往往忽略扌n摄时间、地点、人物、内容和背景的记录，导致无法满足查阅者的需求，降低了它的信息有效性。其三，没有一套有效的声像档案管理制度来约束，档案管理人员归档意识不强。高校各基层部门缺乏对声像档案管理工作的机制和制度制约，使声像档案不能规范管理，管理人员个人手中保管的资料往往会因人员的变动或机构调整而失控或流失，使得声像档案m、完整。1.2管理手段过于传统档案信息化的浪潮，

3、促进了各种新型的声像档案、应用技术以及电子文件的出现，这就对组织声像档案信息提出了更高的耍求。为了更好诠释相关信息间的联系，就更需耍全血而完善的信息检索，但目前来讲，很多高校的声像档案管理仍停留在传统的实体分类和手工检索上，并没有充分发挥信息技术的作用，检索的效率仍止步不前。1.3保管条件不完善目前，大部分高校声像档案保管的条件太差。因为声像档案的保管比较特殊，虽说学校的综合档案室能符合保管要求，但各部门实施起来就比较难了。特别是南方春夏季节空气湿度较大，声像档案的载体一一磁带往往会受潮，拍摄完耒得到及时处理和妥善保管，影像

4、资料和图片资料未能及时归档并移交给综合档案室，拍摄资料容易受到气候影响导致质量受损。2新时期高校声像档案管理有效策略2.1结合实际，合理整理2.1.1初步筛选对声像档案的收集整理过程是较辛苦的，首先是把高校的档案资料集中收集，并依据相关文件规范的要求进行初步的筛选、剪辑和分类,保存有收藏价值的声像资料，摒弃主题欠明确，图片模糊的资料，完成初步筛选。2.1.2科学分类，妥善保管进行声像档案的分类，各高校可以视本学校的具体情况而定，根据人物、活动和吋间的不同进行分类，相互补充，和互依存，使其更加合理和完整，再将最后筛选后留下的资

5、料分别进行编号和整理，注明主要信息：时间、地点及内容，并保证准确无误，方便查档，真正提高工作效率。例如，在进行声像档案整理吋，必须依据高校的历史发展和现今的真实情况，并以《高校档案实体分类法》做依据，进行科学的分类和立卷。按不同内容科学划分：关于学校党委和行政工作相关的党政活动类；学校的教学评估、科研开发及推广、交流教学及科研类;涉外活动、外籍专家讲学、留学生与国外院校合作等活动中产生的外事活动类；高校内新I口建筑、绿化、仪器设施等学校建设类，学生开学、毕业、先进人物评选、文体活动等活动中产生的综合类声像档案。由于声像档案有

6、着独特的特点，保管要求也比较严格，应该成立专门的声像档案室。2.1.3确定冲印数量与刻录内容在纸质照片的入册数量方面，没有相关的规定加以规范，各高校可以就学校的具体情况而确定。一般情况下，电子照片多于入册照片的数量，被选中的照片在冲印后应该立即入册，其他未选中冲印的照片，若有收藏价值的，需刻录成光碟加以保存，方便今后查找和长期保管。2.2运用声像档案数字化信息化处理新时期的声像档案管理丁作，对声像记录和相关技术、软件的开发和应用有了更规范的标准。笫一，声像档案管理者尽量选派懂得声像制作的人员担任。学校须特意派专人专责录制、搜

7、集和管理声像档案，保证声像档案符合相关录制标准，并能在最快的吋间里立卷和归档，使得声像档案的归档率切实得到提高，并使得管理有质量保障。第二，按吋按期检查声像档案，对不完整或受损的档案加以修整，并将必要部分加以复制。所谓声像档案数字化即用计算机将文字、声音、动画、图形、影像和视频等综合信息进行数字化处理及编辑，主要表现为：深层次加工声像档案，并将其快速传递，使有效的声像档案发挥故大的作用和价值。声像档案的数字化和信息化处理主要包括以下内容：首先，用计算机采集学校报告、重要会议、学术讲座等重要录音音频资料，并利用数码格式进行转换

8、、制作和编辑。其次，利用计算机捕捉和采集录像资料，并进行数码格式转换、处理和制作，最后刻录成光盘加以储存。相关操作一定要符合《高校档案实体分类法》的相关要求,并做到规范编制声像档案的档号和目录。笫三，照片档案进行扫描、修整、修补、复原处理，制作成光盘。录像、录咅等档案材料原件归档，照片、底