高校声像档案管理模式创新研究

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1、高校声像档案管理模式创新研究摘要：当前高校声像档案管理面临复杂多样的声像档案存储载体、声像档案的原生态性保持困难等问题，应通过对存储、技术、鉴定、保管、检索开发利用等方面策略的研究，实现高校声像档案数字化的高质量管理。本文就高校声像档案管理模式创新进行研究分析，以供参考和借鉴。中国7/vie　　关键词：高校；声像档案；管理模式；创新　　随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。而对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何

2、更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，这是一个值得思考的问题。　　一、高校声像档案管理现状　　（一）声像档案管理归档意识薄弱　　长期以来，高校档案部门的重心都在纸质档案的保管和利用，没有重视声像档案，这种“重纸质档案，轻声像档案”的心态，十分不利于声像档案的收集和保管。而声像记录者往往认为只要活动结束，新闻已经报道过就算完了，无需保存到档案馆，所以随便处理这些声像资料，很多单位更是存在重复使用一盒磁带的现象，原始资料未经保存就直接被覆盖了。种种数据表明，尽管信息化时代已经来临，但是人们的声像资料归档意识仍十分淡漠。　　（二）声像档案管

3、理制度不完善　　我国高校中，虽然部分学校有相关的管理制度，但是落实的力度不够，很多制度并没有贯彻实施，甚至有些高校的档案馆，只是顶着一个名头，来应付部门的例行检查。按照这样的管理模式，势必会造成声像档案的遗失或者归档质量不高。高校声像档案管理制度的不规范，已经引起了很多的不便。在欧美国家，很多高校已经支持自助式的声像档案的提存管理，而在我国高校中需要走很多道程序才能完成声像档案保管，声像档案利用也需要�驮拥某绦颉�　　（三）管理方式落后，声像档案收集不全　　我国高校声像档案的管理主要存在着三种形式：一是档案馆集中统一管理，声像资料待活动结

4、束之后定时移交；二是各部门和二级学院一年一次移交档案馆；三是由各部门分散保管或者直接保存在声像记录者手上。在我国众多高校中有很大一部分的高校缺乏声像档案系统，没有集中统一管理，并缺乏相应的管理人员。由于多年沿袭下来的习惯做法，造成声像档案分散保存，难以及时归档和统一管理，致使档案馆保存的声像档案不齐全、不完整。　　（四）声像档案管理收集难控制　　声像档案的采集应该由受过专业训练的人负责进行录制和采集，但是目前很多高校缺乏专业的声像采集工作人员，还有一部分高校的相关人员都是半路出家，很多负责管理声像档案的管理员也缺乏相应的基本素养，导致声像

5、档案管理工作难以高效开展。一般来说，声像档案的采集是以音频或者视频的格式来进行保存，这些格式的文件通过数字化转化成数据的形式来分类保存，但是很多高校都不具备这样的条件，即相关配套的硬件设施不到位。　　二、创新高校声像档案的管理模式　　（一）高校声像档案管理部门应增强管理意识　　通过下发通知或校园网络等渠道进行广泛宣传，使校级、院级领导增强对声像档案管理工作重要性的认识，重大活动都能指派专人进行拍摄，同时与声像资料部门沟通，使他们充分了解声像资料与学校的发展有着密不可分的联系，进而使拍摄人员在实际摄制工作中，更主动全面地进行声像资料的拍摄、

6、制作、整理工作，并配合档案管理人员对声像档案及时归档、保存。　　（二）探索合作共赢的管理模式　　由于声像资料保管条件所限，在实际操作中，归档后的声像档案保管是个关键问题，它与纸质文献档案不同，必须在防磁防震、恒温、恒湿、干燥的库房里存放。针对这个突出问题，笔者所在学校在收集视频资料这个问题上进行了大胆尝试，学校档案管理部门与宣传部资料管理室建立良好的合作共建关系，采取联合管理，利用宣传部资料室防磁恒温环境保管声像档案的实物，把存档的声像资料独立成卷，编目上架，单独存放，档案馆成为了声像管理的第二分库，存放声像档案的文本目录。这些声像档案在

7、宣传部资料室存放使用较为方便，随时可以再次用做专题片、教学片的编辑，这种合作共赢的管理模式在已经得到了较为广泛的应用，通过不断改进和提高管理方式，所以声像档案保管得较好，使声像档案长期处于良性存储状态。　　（三）建立相应的声像档案收集管理制度　　声像档案必须是反映学校显著业绩、典型示范教学和科研成果的声像资料，如学校开展的各种教研活动，每年一次的运动会、校庆活动、新生入学、毕业典礼等，还有经常举行大型文艺晚会等活动的声像资料，以及上级领导考察和外宾来访、洽谈的照片、录像；专家学者来校指导和开设讲座的视频、音频资料等对所产生的声像资料随时完

8、备、随时存档，在各种活动结束时，马上就要整理，并及时归档，为确保反映活动的真实性，资料归档必须是完整、清晰的原版原件。对此，就要从收集、归档到移交档案室的各个环节严格管理，明确各部门的责任，并