现代书信地基本格式

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1、标准文档一、现代书信的基本格式   按通行的习惯,现代书信格式上主要涉及称呼、正文(包括问候语、主体文、祝颂语)、落款(包括署名和日期)、附注、封发(包括折信、信封书写、邮票张贴)等五个方面。   以俗体书信为例,就各部分特点、要求分述如下:   (一)称呼   称呼也称“起首语”,是古代书信“抬头”传统的延续。从信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼要和署名对应,明确自己和收信人的关系,可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。需要说明的几条细则是:   1、给长辈的信,若是近亲,就只写称谓,不写名字,如“爸”、“妈”、“大哥”、“二嫂

2、”等;亲戚关系的,就写关系的称谓,如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如“赵叔叔”、“月亮姐姐”等。   2、给平辈的信,夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信,可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”,如“瑞生”、“老张”、“小李”、“三毛”等。   3、给晚辈的信,一般直呼其名,如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓,如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼,如“孙女”、“儿子”等。   4、给师长的信,通常只写其姓或名,再加“老

3、师”二字,如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长,也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓(笔名除外),在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”,就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见,也有以职务相称的,如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。   实用文案标准文档5、给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信,可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机

4、关团体领导人的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。如果信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。   上述五种场合,有时还可按特殊对象,视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词,以表示敬重或亲密之情。当然,这要用得适宜,如对好友称“尊敬的”,反而显得见外,对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”,那就有失检点了。   (二)正文   1、问候语   问候语是书信正文的开头,最常见的是“您好!”“近好!”“你们好”(注意

5、不能用“您们好”),也可以依时令节气不同有所变化,如以“新年好!”“春节愉快!”“圣诞快乐!”等代之。   此外,问候语后面还可以视情况加上几句启始语,如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“近来身体是否安康?”“久未通信,甚念!”之类。   问候语在称呼下一行空两格书写。应独立成段,不可直接接转下文,否则,就会违反意义单一的构段要求,变成多义段了。   2、主体文   主体文是书信正文的主体部分,系交代正事,可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等,有事说事,可长可短,没有什么套路。   这一部分,动笔之前,就

6、应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一事一段,不要把多件事情混为一谈。   3、祝颂语   祝颂语也叫颂候语、致敬语,是正文最后表示敬意、祝愿或勉励的话,也是整个书信的结尾。   实用文案标准文档俗体书信祝颂语最常用的是“祝……”这一格式,如“祝你(您)健康、祝你学习进步、祝你(您)万事顺意、祝你(您)全家幸福”等,前一半(“祝+第二人称代词”)可接在正文之后写,也可另起一行空两格写;后一半(具体祝福内容)必须另起一行,顶格写,以示尊敬。也可省略前一半,另起一行后空两格,直接

7、写“安好”、“健康”、“平安”等词,表示祝福。   另有“此致敬礼”这个套语,其习惯写法有两种:一是不另起段,紧接着正文之后写“此致”二字,不加标点,转一行顶格写“敬礼”;二是在正文之下另起一行空两格书写“此致”,不加标点,再下一行顶格书写“敬礼”,后加惊叹号,表明祝颂的诚意和强度。需要说明的是,这一套语带有过去时代较浓的政治色彩,已经离开了作为私人书信祝颂语的固有含义,除了一些专用书信(如申请书)保留了这一格式,已被大多数人摈弃不用。如果要用于私人信件,可以采取变通的做法,不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”二字,后加感叹号或句号,表示敬意。   (三

8、)落款   1、署名   署名与称呼首

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