电子文件归档与管理规范

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1、国土资源数字档案管理规范(DigitalArchiveofLandandResourcesManagementStandards)国土资源部信息中心18目次前言21范围32规范性引用文件33术语和定义34总则45元数据46归档56.1归档范围56.2归档要求56.3保管期限66.4归档格式66.5归档登记77整理77.1分类编号77.2整理编目88保管89利用918前言为规范国土资源管理数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源管理数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002

2、）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。本标准由国土资源部提出并归口。本标准起草单位：略。本标准主要起草人：略。本标准由国土资源部负责解释。18国土资源数字档案管理规范1范围本规范规定了国土资源数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地、地质矿产资源调查、评价、管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内

3、容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T3792.1-1983文献著录总则DA/T18档案著录规则DA/T15—95磁性档案管理与保护规范DZ/T0431—2005矿业权档案立卷归档规范GB/T11822-89科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T20988-2007信息系统灾难恢复规范3术语和定义3.1国土资源数字档案figurefileoflandandreso

4、urces本规范所指的国土资源数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。以下简称数字档案。3.2归档电子文件Archivalelectronicrecords　　指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。3.3元数据ArchivalelectronicrecordsMetadata指描述组成数字档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。181.1归档filing　　指把数字档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。1.2迁移Migration　　指将源系

5、统中的数字档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。2总则2.1各级行政主管部门应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保数字档案的真实性、完整性和有效性。2.2国土资源行政主管部门应当加强对所属单位数字档案管理工作的监督与指导。3元数据3.1元数据文件名采用“归档电子文件名”+“元数据.MDB”方式命名；3.2元数据内容5.2.1背景、结构信息归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。5.2.2管理过程信息5.2.2.1归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核者、

6、签发者等)以及办理结果。5.2.2.2归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。5.2.2.3归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。3.3元数据结构5.3.1背景、结构信息表（BJJGB）表1　国土资源数字档案元数据（背景、结构信息）表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数1形成部门XCBMChar402完成日期WCRQDate83通讯地址TXDZChar404电话DHChar205联系人LXRChar20186硬件环境YJHJChar1007操作系统CZXTChar208操作系统版本CZX

7、TBBChar129数据库系统SJKXTChar2010数据库系统版本SJKXTBBChar1211相关软件XGRJChar2012相关软件版本XGRJBBChar1213字节数ZJSInt120注1：硬件环境指主机、网络服务器型号、制造厂商等。5.3.2管理过程信息表（GLGCB）表1　国土资源数字档案元数据（管理过程信息）表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数1岗位序号JDHInt202岗位名称JDMCChar203责任人ZRRChar204接收日期JSRQDate85办理结果BLJGChar206结束日期JSRQ

8、Date87凭证信息PZXXBlob8其他标志QTBZBlob1归档6.1归档范围6.1.1反映土地、地质矿产资源调查、评价与管理的职能活动和基本历史面貌的，对管理和历史研究具有利用价值的归档电子文件及元数据。6.1.2土地管理、矿产资源管理工作活动中形成的在维护国家、集体和