企业采购及付款循环定义.doc

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1、内部控制制度《采购及付款循环》文件管制等级：　□管制文件　□非管制文件文件履历纪要页文　件　发　行　单　位文　件　管　制　等　级管理代表□管制文件□非管制文件文　　件　　履　　历　　纪　　录版次修　订　内　容核准权责编撰日期0第1版（新发行）总则1.1.制定目的为促使本公司「内部控制」（InternalControl）之「采购及付款循环」（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。1.2.适用范围凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。1.3.权责单位资材、财会单位为本

2、文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。2.采购及付款循环2.1.循环图【见】（数据1）「采购及付款循环图」。2.2.循环作业本循环之各项作业：1)请购作业（CP101），另订之。2)采购作业（CP102），另订之。3)进口作业（CP103），另订之。4)验收作业（CP104），另订之。5)与合约不符作业（CP105），另订之。6)付款作业（CP106），另订之。1)差异分析作业（CP107），另订之。2.附则2.1.制修废与颁布实施本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，

3、交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。2.2.编号、版本、日期、页次／页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。2.3.附件2.3.1.相关资料（数据1）「采购及付款循环图」（数据1）「采购及付款循环图」预算CP101------→请购

4、├--------------┐

5、↓↓

6、CP102CP103

7、采购进口

8、

9、├--------------┘

10、↓

11、CP104

12、验收

13、

14、

15、

16、↓

17、是否合格否CP105

18、------→------→与合约不符

19、

20、

21、

22、↓

23、是

24、

25、

26、

27、

28、├------------

29、--┐

30、↓↓

31、CP106入库

32、付款

33、

34、↓

35、CP107

36、差异分析←---------┘第1節作业程序1.提出需求1.1.调节性采购依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交由采购单位采购。1.2.预算采购依销售预算或「客户订单」之进度，由生管单位填具「请购单」，经单位主管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预算内。预算采购，包括下列二种采购：1)直接材料（常用材料）系指直接耗用之材料。2)间接材料（常用物料）系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也无

37、法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。2.检查库存采购前应先检查存货是否具有下列情形：1)目前存量尚未达请购点/安全库存。2)请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。3)申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。3.临时需求紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位主管核准后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填「请购单」。第1節控制重点1)「请购单」必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。2)「请购单」必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理。3)紧急

38、采购不应经常发生，事后应补开「请购单」，追究原因是否为不可抗力，有无改善计划。4)应定期检讨「请购单」，有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。第2節相关资料销售预算、「客户订单」、「请购单」等。第1節作业程序1.查询供货商数据1)准备采购。2)调阅「供货商数据/厂商料件基本数据报表」，了解过去采购及询价纪录。3)向厂商询比议价。2.决定购买方式依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买：1)询价金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购者。2)议价采购人员经询价后，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高于前批采购价格，或请购规格

39、明确，但请购量较前批大等之情形者，仍应予以议价。3)比价若为特殊规格或供应厂商家数较少者。4)牌价收购根据核定之收购价格收购者。5)长期合约采购向签订长期供应合约，或项目报准之买卖合约厂商采购者。6)招标采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招标金额时，以公开招标为原则。1.决定订购事项由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单位主管核准后采购。2.更新纪录将不同购买方式之订购及询价数据，填入「供货商资料/厂商料件基本资料」内。第2節控制重点1)询比议价资料平日应注意收集，须详实完备，保持最新时效，供货商资料厂商

40、料件基本资料亦应随时更新，保持正确纪录。2)「请购单询比议价单」必须经主管核准后，方得办理采购。3)办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进