管理沟通 教学课件 作者 许罗丹 第八章 开会的规则.ppt

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1、第八章开会的规则第一节开会前一、会议的目的1.信息传达与共享2.员工指导与培训3.员工激励与动员4.矛盾协调与解决5.决策改进与创新6.联系构建与维持二、会议的议程议程是会议的关键要素，分别包括“何时开会”、“在何地开会”、“具体讨论什么议题”、“每项议题的商讨持续多长时间”以及“具体的参加者有谁”等。此外，我们需要通过议题的重要性、紧急性，与组织目标的相关性等因素确定议程的优先顺序。三、角色分工与会者的选择及其角色分工对会议的效果起着至关重要的作用。詹姆斯·奥罗克（JamesO’Rourke）提出，与会人员一般具备下列条件：“那些必须贯彻或执行会议决

2、策的人；那些可以提供有价值的信息或好主意的人；那些能够赞成会议结果的人；那些能够支持小组意见的高层管理者；那些持分歧意见或者与传统意见相悖的人；那些对决策的成功而言不可或缺的人”。根据上述条件，我们结合会议要求和目标选定参加会议的人选。四、会务组织会务组织是一项琐碎细致的工作。会务清单有助于有序并准确无误地做好组织工作。其中，最重要的是开会地点的确定，影响因素包括地理位置、气候、安全性、标识、费用、房间大小、座位质量和舒适度、会议桌以及开会设备等。第二节开会时准备充分的会议是好的开端。然而，一旦会议开始，我们又要面对新的问题，例如，会议的大概流程是什么？

3、如何处理突发事件，比如天气突变或与会者突然生病等问题？如何制定会议的预算及其控制？如何鼓励与会者的积极参与？如何促进会议共识的形成？会议的成功标准之一是“达成共识”，因此，我们需要从程序上、从会议预算及成本上、从危机应对的角度确保会议取得成效。一、会议的基本程序（1）阐述会议的主题及其目的，使与会者明确对会议具有高相关性和潜在价值的信息。（2）介绍与会者，使与会者之间有基本的了解。（3）解释会议议程，使与会者清楚讨论的规则和时间限制。（4）确保每一位与会者具有平等的发言机会，展开充分的讨论。（5）及时处理会议的干扰（如打瞌睡等），激发与会者的兴趣和参与性

4、。（6）随时控制会议进程，提醒发言时间，避免讨论偏离主题。（7）在每个议题讨论结束后，对意见统一和有分歧的观点加以总结或评论，引出下一个议题。（8）在每场会议结束后总结会议达成的共识或取得的成果。二、会议预算的合理控制会议的预算具体包括下列四个方面：（1）交通费用。（2）会议设施费用。（3）餐饮费用。（4）杂费。三、成熟的危机管理会议过程中突发状况层出不穷。为了应对这么多的危机情境，我们需要有成熟的危机管理体系进行动态的调整和控制。首先，最重要的是要有危机意识。1、预测可能碰到的危机，针对具体的危机情境制定详细的危机处理预案。2、重视沟通的作用，获取负责

5、人的联系方式，注意与各设备和服务供应商保持密切联系，要求各供应商出现特殊情况时提前给出通知。3、了解酒店突发事件的应急部门及其工作程序，例如酒店附近的医疗服务等。4、密切追踪酒店入住情况。5、在会议议程中标明紧急情况的联络号码和联络人。6、在登记表中询问与会者是否具有“特殊需要”，例如轮椅服务等。7、在与各供应商的合同条款中详细提出服务要求，标明特殊情况下的让步条款。第三节开会后会议结束时，备案、追踪会议决议的落实情况以及会议评估成为主要的工作内容。一、会议备忘录会议的备忘录理清了下列几个问题：1、会议的主题是什么？2、会议的时间、地点和与会者的具体信息

6、是什么？3、会议的主要发言内容是什么？4、会议达成了哪些共识？存在哪些意见分歧？5、未来有哪些行动？每项行动各由谁负责？具体的时间安排如何？6、下次会议讨论的议题可能是什么？二、会议评估我们运用会议评估及时总结已有的经验，从会议的准备、执行和会后的效果等多角度评价会议的质量。常用的会议评估方法是问卷调查、访谈和现场观察等。杰拉尔丁·海因斯（GeraldineHynes）在《管理沟通：策略与应用》一书中介绍的会议评估表立足于下列9个要素：（1）会议目标的清晰度；（2）解决问题的系统性；（3）与会者的出席率；（4）干扰的有效处理程度；（5）会议形式的恰当性；

7、（6）会前细节的安排；（7）时间安排；（8）不开会是否能够达到确定目标；（9）会议目标的实现程度。