秘书实务案例分析.doc

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1、秘书实务案例一办会案例一会前预备如何做【职业情景】波扬公司预备在本市的拂晓大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时刻是8月9日上午十点整，而资料放映的时刻是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到拂晓大厦的会议厅。9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的预备工作。刘小姐一看表，呀，差不多九点

2、五十分了，放映机还没有送到。刘小姐立即打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚``````考虑题：1、54/54假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？1、假如放映机在十点十分还未送到，你将立即向总经理报告依旧擅自决定调整会议议程？2、向总经理报告后，你还应该做些什么？3、召开大型会议前各种预备工作，包括印象、电子类装置应提早多少时刻安排？案例二会务预备要细致、周密【职业情景】一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到

3、补救，但终是一件憾事，并受到批判。情况发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”54/54的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，因此把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处要紧负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此关于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，如此才圆了场。会后领导同志捉，这一事故该给

4、予批判，吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。考虑题：本案例中，会务预备方面存在哪些问题？案例三“时装秀”方案【职业情景】某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：   1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。   54/542．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。  3．会议主

5、持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。   4．会议时刻：2002年5月18日上午9点30至11点。5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同7．会址：服装集团小礼堂。8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。   搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。54/549．会议用品：纸

6、、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发XX服装集团生产的T恤衫1件)   10．会务工作：安排提早来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。   考虑题：小李的会议方案有无改进的地点？案例四请柬发出之后【职业情景】某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时刻、地点写得一清二楚。54/54接到请柬的几位部门领导专门积极，提早来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的模样，经询问

7、礼堂负责人才明白，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都专门生气，改地点了什么缘故不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释讲，因秘书人职员作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为可不能有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给不的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良阻碍也难以消除。考虑题：那个案例

8、告诉秘书在会议预备时应注意什么问题呢？案例五 会议方案制订【职业情景】54/54中迅显示器有限公司是我国要紧的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30％出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量治理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅