Excel：数据筛选排序公式函数的简单入门.ppt

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1、Excel：数据筛选、排序、公式、函数的简单入门前言：版本之争1上篇：数据筛选、排序与制表规范2下篇：公式与函数3后记：上网求助4版本之争Excel2003：手动挡轿车Excel2007、2010：自动挡轿车版本之争Excel2003的现状：①用户依然占大多数②2007版或2010版的某些功能的确强过2003版，但基础功能却大同小异，甚至没有变化。本报告立足基础，示例用Excel2003版，但尽量不涉及版本功能。数据筛选、排序与制表规范引例下表是《来访》表的一部分，有问题吗第一宗罪——日期录入不规范日期该如何录入？格式统一就行吗？日期常见的错误录入方式“点”型——以“.”为分隔

2、符录入的日期。比如：2011.1.10；13.05.08。“空格”型——以“”为分隔符录入的日期。比如：2011110；130508。日期常见的正确录入方式“减号”型——以“-”为分隔符录入的日期。比如：2011-1-10；2013-5-8。“正斜杠”型——以“/”为分隔符录入的日期。比如：2011/1/10；2013/5/8。示例检验日期是否正确方法：将单元格格式设置为“常规”，如果日期变为一组数字，就正确。日期的本质Excel默认的起始日期为1900-1-1，代表第一天，用数字1表示。之后每增加一天，数字就增加1。2011-1-10距离1900-1-1有40552天，405

3、52+1=40553，因此40553就代表了2011-1-10。两个日期可以做减法，相减的结果为它们相隔的天数。示例小技巧——快捷键输入当前日期示例整改方案日期按正确的方式录入。整改过程整改结果示例第二宗罪——合并单元格严重破坏了数据结构合并单元格很工整，有什么问题吗？往2行表头的危害问题1：无法使用的排序合并单元格会造成整个数据区域的单元格大小不一。所以排序时，会提示错误。示例问题2：筛选会出错示例为什么会出错是因为合并单元格以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。如右图，看起来F5：F6的数据内容是“”。但其实只有F5有数据，F6对于Excel来说，值为空。所以，

4、筛选所有售价为空白的数据明细，能得到三条记录。小技巧——“合并及居中”何时使用？主要是用于要打印的表格，可以使表格看上去更加明晰。整改方案取消“合并及居中”，录入数据在一行内完成。整改过程整改结果示例第三宗罪——数据残缺有空白单元格没数据就不填写，不行吗？真空白VS假空白单元格有真空白和假空白之分。真空白是这个单元格“真没有”数据：①该单元格从未被填写过②曾经填写的数据已经被完全删除真空白会影响数据分析结果，尤其是做计数统计。真空白VS假空白假空白是这个单元格“可以有”数据。假空白的单元格仅用肉眼看，格内什么都没有。但是选中它再看编辑栏，却会发现编辑栏里有数据，内容为=“”（英

5、文的双引号）。这是一种空文本的概念。示例空文本与0值空文本在Excel看来也是数据。而在我们眼中，它是空白。这和0值一样。当单元格数值为0时，Excel也认可该单元格里有数据，只不过数值为0罢了。即：不管什么数值，只要有值就是“非空单元格”。最严谨的数据记录方式在数值部分的空白单元格里填写0值在文本部分的空白单元格里填写相应的文本数据，“无”或“空”等整改方案空白单元格都是文本性质，均填写“无”。方案一：逐个单元格录入方案二：成片的复制、粘贴方案三：单元格一键批量录入整改过程示例整改结果小技巧——单元格一键批量录入目的：在已经选定的多个单元格中录入相同的数据。方法：Ctrl+E

6、nter。原理：Ctrl键有复制的功能；Enter代表单元格录入完毕。把它们组合起来，即：将录入完毕的数据同时复制到所有选定单元格。小技巧——单元格一键批量录入操作很简单，仅需三步。第一步：选定多个单元格。小技巧——单元格一键批量录入第二步：什么都不要动，直接敲键盘输入内容。小技巧——单元格一键批量录入第三步：压住Ctrl同时按Enter，神奇效果马上显现！回整改方案整改结果整改结果第四宗罪——多余的表头该表头占了2行，有什么问题吗？2行表头的实质第2行（表头第一行）只有两项内容：“性别”与“询问重点”它们对Excel识别某列数据的属性没有任何帮助实际上仅仅是文字说明！而其他部

7、分，则用了合并单元格2行表头的危害奇葩的筛选！示例整改方案取消所有的合并单元格。如果文字说明必须保留，同时为了美观，可设置“跨列居中”。整改过程示例整改结果小技巧——单元格格式之跨列居中方法：在首个单元格输入标题，然后选中区域，调出单元格格式设置，再切换到“对齐”标签，将“水平对齐”设置为“跨列居中”。小技巧——单元格格式之跨列居中示例回整改方案整改结果整改结果制表规范正确的数据表应满足以下条件：①一个标题行；②无合并单元格；③数据录入统一、规范；④数据区域中无空白单元格。数据筛选要求：筛选