有效会议技巧.ppt

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1、EFFECTIVEMEETINGS有效会议课程目标学习准备和主持有效会议所需要的技巧具体目标你会学习和练习准备会议的技巧你会学习和练习主持会议的技巧通过以上技巧的学习，提高会议的效率课程目录会议总览会议类型有效会议原则怎样举行有效会议总结我们为何需要举行会议？需要合作/沟通-以交流信息达到共识-以思考及解难来做决策如果没有会议，小组成员是无法进行工作对于你-主持会议意味着什么？*它是一种小组沟通方式，以此帮助大家交流思想，互相学习和达到共识*它是集合小组的智慧去思考和解决问题的最有效方式之一*它需要你的领导能力

2、以及良好的沟通技巧去领导整个小组达到目标*客观存在还能为你提供机会去改进你与他人有效工作的技巧*一个成功的会议能产生1+1>2的结果小组讨论：举行会议时的最大挑战是什么？会议的种类信息型-指导型解难型-做出决策日常例会每周或每月例会不定期，非经常性的或“特别项目”会议以会议目的来分类以会议频率来分类信息型会议协调活动交流信息鼓励士气，增强信心解难型会议识别问题产生主意评价各种建议决策发展实施计划有效会议的原则具有清楚，明确目标的会议议程，并附有会议参加者的建议每位参加者应做好充分的会前准备在会议中创造相互尊敬，

3、坦率及合作的气氛把握好时间将小组与会者的协议转化成承诺和明确的行动使全体就确定清楚、具体的下一步计划达成共识如何主持一个有效的会议？做好会前准备主持会议结束会议主持有效会议的会前准备步骤*确定会议目的/目标*准备会议议程表*准备后期工作*通知及确认参加会议者会议准备-确定会议目的/目标-会议类型是什么？-举行这次会议有必要吗？-我希望会议的结果是什么？-需要邀请什么样的人参加以及他们能对这次会议做出什么样贡献？分组练习－－准备会议议程表会议准备-准备会议议程表#议题选择-讨论项目是否符合开会的目的？-这个讨论项

4、目是否牵涉到所有组员？-小组组员是否有权利去解决这件事情？-这个讨论主题是否适合整个小组？与会者是否有足够用于讨论议题的资料？#准备议程表的主要要素-议题要有逻辑顺序-每个议题的时间分配-根据议题重要性而非紧急性安排AgendaTimeTopicBy会前准备-准备后期工作#安排合适的开会地点#准备必要的仪器#准备足够的资料给与会者#确定会场布置会场布置长桌型“U”型会场布置圆桌型教室型会前准备-通知以及确认与会者#提早通知与会者，确保他们有足够的时间做计划以及会前准备#让与会者有机会对议程表加上意见主持有效会议

5、的会前准备步骤*确定会议目的/目标*准备会议议程表*准备后期工作*通知及确认参加会议者如何主持一个有效的会议？做好会前准备主持会议结束会议分组练习－－主持会议主持会议会议开始让与会者积极对与有效控制会议局面遵守会议议程表记录会议决议和结果选择解决办法主持会议主持者的角色与工作任务相关的角色人际关系角色与工作任务相关的角色*提出意见-建议新的或不同的方法*提供信息-提供手头工作的有关信息*详细阐述-进一步阐述潜在的好主意*澄清-提出相关的例子或重述问题*测试-提出问题以测试与会者是否已作出一致的决策*总结-回顾讨

6、论并将相关主意联系起来人际关系角色*消除紧张关系-适当运用幽默来消除负面情绪*引导-引导较为沉默寡言的成员发言*鼓励-称赞和支持他人*控制-有效的处理制造麻烦的与会者从而保证会议的顺利进行*协调-调和分歧，尽力从双方得到最付佳的主意*妥协-必要时接受可行的拆衷方案*表达集体的感觉-体会食欲析感觉，情绪等并公开表达出来六类制造麻烦的与会者出言不逊者没有完成任务者窃窃私语者超级推销员漫谈者夸耀者小组讨论：如何控制制造麻烦的与会者？参考办法对于出言不逊者冷静对待，耐心解释他人意见的优点请对方提出他认为完美的方案，并对

7、该方案予以客观评价必要时提醒对方尊重他人若对方依旧出言不逊，可感谢其发言并邀请下一位与会者发言。对于没有完成任务者特意征询对方对议题的意见，让其体会到无备而来对会议的影响。委婉地告戒对方下次不能再出现类似的情况。对于夸耀者对对方的准备工作表示肯定提请所有人留意会议时间，希望所有人言简意赅地表达意见。对于窃窃私语者可在发言时停顿一会，暗示对方他/她的声音在干扰会场可暂停发言，询问对方是否要发表意见对于“超级推销员”肯定对方的成绩和重要性，提醒对方从多个角度考虑问题对于漫谈者重申主题，要求对方就主题发表看法如果漫谈

8、者继续离题，则可感谢其发言，邀请下一位与会者发言。如何主持一个有效的会议？做好会前准备主持会议结束会议会议结束*回顾会议议程，总结结论*将结果记录下来*统一下一步行动步骤*明确任务，负责人以及下一步计划*进行会议评论*指出会议记录将会尽快发出如何主持一个有效的会议？做好会前准备主持会议结束会议会议主持者自我评估1、提出会议目标和议程，以帮助会议的组织。2、从与会者处获取信息，观点，想法