管理沟通第九组ppt课件.ppt

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1、第九章会议沟通1引导案例《一次常规会议》见书P149企业为了开展必要的商务活动经常会召开各种类型的会议。有关资料表明，一些管理者用于参加各种会议的时间占其工作总时间的三分之一之多。由此可见，会议开得好坏、效率高低，直接关系到管理效能的高低。然而，目前我们的会议却存在着许多问题，或者过于频繁，或者过于冗长，或者流于形式，既浪费了宝贵时间，又达不到预期的目的。那么，怎样才能使会议变得有效呢？这正是我们现在要讨论的内容。2一、会议的目的交流信息1给予指导2解决问题3作出决策4第一节会议的目的与类型3二、会议的类型谈判1决策4通知2交流5解决问题3第一节会议的目的与类型4一、会前准备1

2、明确会议的必要性2确定会议的目标3拟定会议议程4准备会议文件5分发预阅资料第二节会议的组织56明确会议主持人7明确与会人员8预定会议场所9补充最新信息第二节会议的组织601宣布会议的主题和目的。02根据会议议程顺序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见。03给每个人表述自己意见的机会。04控制讨论进程。05如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解将各种观点加以概括。二、会议进程的控制第二节会议的组织706遵守预定的时间，不要拖延。07在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或做出决策。08在会议结束时，对已取得的结果进行概括。09确定下次会议的议题和时间。第二节会

3、议的组织8三、会后工作为了贯彻会议精神，执行会议决议，可将会议记录或会议简报下发至与会者及其他相关人员。1根据会议精神，对执行工作进行监督和检查。2第二节会议的组织9一、会议议程的设计原则明确议题145确定主次2注重实效3适时调整提供背景资料第三节会议议程10二、会议议程的设计步骤01突出问题即根据实际情况列出重要的问题。02提出新议题即通过预期目前发展和与会成员的联系，提出管理活动或工作中的新议题。03选择重要议题即针对诸多需要考虑的议题，确定最主要和最紧迫的事项。04分清主次顺序即将例行项目放在开始，按逻辑关系或难度大小排列关键议题。第三节会议议程1105确定时间即根据可用

4、时间和与会者情况安排项目。06表明顺序即议程中的每个议题应用数字排序。07结束议程即要求提出下次会议的细节，并在议程结尾处明确下次会议的日程。第三节会议议程12会议议程的实例（见书P156）生物燃烧发电项目组会议议程会议时间：上午10:30-11:30，会议地点：第一会议室1.进度安排与决定（20分钟）讨论：各子项目组工作近况介绍，着重通报项目进展中存在的问题。措施：2.确定向电网进电的日期（15分钟）讨论：并入电网期间各部门相互协同的预案。措施：3.高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟）讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案。（2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算。措施：

5、4.下次会议安排（2分钟）日期：时间：地点：13第四节会议记录1415第五节会议中的角色1617P159各类会议与会人员职责清单18第六节与会者的座次排列方式办会时的座次排列的恰当与否直接影响到办会是否成功座次排列的恰当，与会双方的交谈更加方便顺畅，使得会议更好的进行。否则，不但主办方失礼，也会使得客方不自在或是觉得不受尊重。再者也会成为会议交谈的障碍。一、正确排列座次的重要性19比方说，客方与主人的座位隔得太远，双方说话可能就要用喊的方式交谈，即使得意思传达有偏颇，甚至导致会议气氛僵硬。总之，座次安排得恰当既显得主办方的礼数周到，也会让客方得到尊重，并协调会议顺利完成20二、

6、座次排列的四种形式LOREM散座式LOREM环绕式LOREM主席式LOREM圆桌式21散座式圆桌式圆桌式排位，指的是在会上方圆桌，请与会者在周围自由就座。不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，与会者在入场后可以自由就坐的形式。茶话会多采取这种形式。主席式在会议上，这种排位是指在会场上，主持人，主人和主宾被有意识地安排在一起就座，并且就按常规就座。环绕式散客式排位，室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由的组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。221适合人数较少的，在会场中安放一张大型的椭圆形

7、会议桌，而请全体与会者在周围就座。2多边会谈，在会场上安放数张圆桌,(可以采取椭圆或圆形桌，座位摆成圆形、方形等），请与会者自由组合。圆桌式排位又分为两种形式：23主席式的座次安排一般以主席台上就座的人员的职务、职位或是社会地位与有声望的高低来安排。最高的安排在主席台第一排正中，其余按职务高低顺序，以正中座位为基点，面向会场，按一右一左的顺序向两边横排24三、排列座次应注意的问题1排有固定座次的，应当在出席证、列席证上注明座次是某排某号。2应当在会议桌上摆放名签。3印刷座次表，座次表上应有坐