管理沟通PPT课件第九章书面沟通.ppt

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1、Part9笔头沟通学习要点：了解笔头沟通的类型、特点；理解笔头沟通的障碍；掌握与运用商务文本写作过程中的语言组织和逻辑结构；所谓笔头沟通，指利用笔头文字作为主要的表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流。例：丰田的跨部门沟通大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。几个报告的回合，大部分问题已解决。书面沟通的优点：容易记录，并可长期保留；可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突；易于大规模传播，且不易“污染”；讲究逻辑性和严密性；可以反复推

2、敲、修改，直到满意为止；书面沟通缺点耗费时间长；信息反馈速度慢；无法运用情景和非语言要素；有时人们不愿意阅读书面的东西；你无法了解你所写的内容是否被人阅读根据沟通渠道的不同：纸张传真电子邮件电子会议系统受众导向的文字组织原则1、受众对信息的第一反应2、受众到底需要多少信息3、以何种方式编辑信息以激发受众兴趣1、受众对信息的第一反应用主题句向受众表明信息的重要性把实施的内容尽量简化表达设定一个可行的截止日期信息越短越好2、受众到底需要多少信息受众对于主题知道多少受众对于信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息3、以何种方式编辑信息以激发

3、受众兴趣把好消息放在第一段开头先讲你们之间的共同之处观点要清楚明确写作风格友善，适合听众写作过程4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)写作过程1．Gatherinformation收集资料files,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdatabases,brainstorming,freewriting,etc.2．Organizeyourthoughts组织观点(1)Batchi

4、ng分组(2)Concluding筛选(3)Headlining归纳标题(4)Strategicordering有策略地编排写作过程3．Focusthemessage提炼材料·Imaginethereaderskimming设想读者只是浏览·“Nutshell”yourideas概括你的观点·“Teach”yourideas灌输你的观点·Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话”技巧·Usethe“priceperword”technique使用“惜字如金”技巧写作过程4．Draftthedocument起草文章·Composeinany

5、order不要拘泥于写作顺序·Avoidediting不要边写边改·Gettypedcopy使用打印件·Scheduleatimegap安排时间间隔写作过程5．Editthedocument修改文稿·Editforstrategy从策略上进行修改·Editformacroissues从宏观上进行修改·Editformicroissues从微观上进行修改·Editforcorrectness就正确性进行修改写作过程三、商务信函1．信函是商务文书的最主要形式2．商务信函关系到形象问题3．信函是商务沟通的重要工具商业信件1．书信的风格2．信件的布局3．写信的一

6、些技巧：(1)写信当如面读(2)开头的技巧(3)如何结尾(4)书写字体(5)信函礼貌(6)信封书写商业函件商务信函××公司××部经理先生：这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！此致致礼×××敬上××年×月×日图9.1致谢函实例×××公司××经理先生：敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所

7、提供之情报，敝公司严守秘密。今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。××公司经理×××年×月×日图9.2查询函实例××公司：经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。×××公司(盖单)×年×月×日图9.3结帐清单实例×××总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。五月三十一日前收到之订货单，仍按