企业行政管理培训_文书知识.ppt

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1、企业行政管理人员2013年5月课程目录行政实务（行政接待、电话接打）二会务工作文书工作企业行政管理基础知识一三四保密、印信及办公室管理工作五档案管理六培训目标提升技能通过考试结交朋友第四模块：文书知识4案例导入小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告。

2、她想时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。结果，一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此，尽管小林几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。一、文书工作概述（一）文书的含义及作用文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。文书定义包含以下几方面基本内容

3、：第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。第二、文书的形成是为了特定的目的。第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。一、文书工作概述（二）文书的作用1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。一、文书工作概述文书、公文、文件的关系文件纸质文件文书非纸质文件照片文件电子文件声像文件私人文书公务文书其他文字材料公文一、文书工作概述（二）文书工作1、文书工作的含义文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和

4、管理而展开的一系列活动的总称。广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作。狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。一、文书工作概述2文书工作的内容和要求文书工作的内容主要包括三大环节：文书的形成文书的处理文书的管理一、文书工作概述3、文书工作机构文书工作领导机构是各级各类机关、组织的领导机构及其负责人。组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处理文书事务。在某些单位，文书工作的某些环节会由某专门的部门承担。一、文书工作概述（三）文书工作的

5、基本原则1、准确2、高效3、安全4、精简2000年的《国家行政机关公文处理办法》指出：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。”时间价值tt+nvv+n文书工作的时效性：文书的价值与处理时间成反比例关系。文书工作要讲究高效性（四）文书工作“四化”1.科学化2.规范化3.制度化4.自动化一、文书工作概述（一）文书的种类1、公文类2、商务管理类：计划、总结、简报、分析报告等。3、商务业务类：商务函电、商务谈判方案、谈判协

6、议、仲裁协议、仲裁申请书等。4、商情调研类：市场、商品、用户、价格调研等。5、商务宣传类：商务综述、商务报道、商务通讯、商务评论等。6、商务信息类：广告、商品说明书、市场信息等。二、文书撰拟公文类决定--适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。决议--对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与意见。通知--适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员工，任免和聘用人员；变

7、更或撤销公司不适当的决定事项。通报--适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。报告--适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或报送文件。请示--适用于向上级机构请求指示、批准的事项。批复--适用于答复下级机构的请示事项。函--适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题；请求批准和答复审批事项。会议纪要--适用于记载、传达会议情况和议定事项。文书撰拟就是起草文书。文书是管理的基本手段之一。撰拟是最核心的一个程序。并不是全部程序。1、交拟：领导交待起草，或根据工作计划安排起草。这是公文起草的

8、起点。（秘书不能想写就写）关键是确立主题2、拟议（构思）：酝酿构思，有时是办公室集体讨论如何起草。特别重要的文书，领导会亲自组织办公室人员讨论起草。关键：吃透领导的意图（秘书不能想怎么写就怎么写）段落、层次、过渡、照应、开头和结尾（二）文书撰拟的程序3、撰稿：写的过程。包括资料收集与准备、初稿、自己修改。（秘书不能想