公文写作步骤（52).ppt

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1、公文写作步骤小测试判断题撰写商务文书的第一步是确定文章的整体风格。这种说法：A、正确B、错误参考答案：错误小测试判断题撰写商务文书时不仅要照顾撰写者的意图，更要考虑读者的实际行动。此种说法：A、正确B、错误参考答案：正确小测试判断题商务文书撰写者越了解目标读者，撰写的商务文书就应该越正式。此种说法：A、正确B、错误参考答案：错误小测试判断题宣传册、电子邮件、便签都属于非正式的商务文书，此种说法：A、正确B、错误参考答案：错误小测试判断题列大纲既费时又费力，而且不能表现在正文中，所以在撰写商务文书时没有必要做。此种说法：A、正确B、错误参考答案：错误公文写作步骤一、制定行动目标二

2、、确定文章正式程度三、确定文章总体风格四、确定文章层次结构五、列出文章大纲六、撰写文章初稿一、如何制定正确的行动目标撰写商务文书的行动目标是希望该文书的对象收到文书后采取什么行动。1、制定目标的误区在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书时撰写者的意愿是“被动目标”，目标读者的实际行动才是“主动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区——把自己的被动目标当作主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书方的感受。一、如何制定正确的行动目标1、制定目标的误区认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。这就

3、需要思考一个问题：作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。一、如何制定正确的行动目标2、避免误区的案例以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求秘书在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。一、如何制定正确的行动目标2、避免误区的案例这封邮件就是一个商务文书。在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，因此邮件中仅仅明确会议的时间和

4、地点还不够，这样不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。一、如何制定正确的行动目标2、避免误区的案例要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。二、如何确定文章的正式程度1、判断依据：正式指数判断商务文书

5、的正式程度，可以依据正式指数。正式指数主要由三个问题来确定：撰写者本身是否了解目标读者？目标读者的地位比撰写者低吗？商务文书的内容是好消息吗？二、如何确定文章的正式程度1、判断依据：正式指数商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1—10分之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为10份，比较了解的为7分，不了解的或者很不了解的为1-3分；给下属写文书为10分，给平级写为5分，给上级写为1分；内容为好消息的为10分，坏消息的为1分。三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。二、如何确定文章的正式程度2、正式程度的表现商务文书的正式程度表现在三个方面:(1)形式形式是指商务文书

6、采用的媒介形式，如电子邮件、书信或便签等。媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉；一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。二、如何确定文章的正式程度2、正式程度的表现商务文书的正式程度表现在三个方面:(2)称谓称谓就是指对目标读者的称呼。(3)语气语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。二、如何确定文章的正式程度3、案例分析（1）：如果你是总经理的秘书总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情，总经理要求你

7、发一封邮件给所有秘书，分析一下这个邮件的正式程度：你跟对方熟悉吗？对方的地位比你低吗？传递的是好消息吗？8-109-1010二、如何确定文章的正式程度3、案例分析（1）：如果你是总经理的秘书总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情，总经理要求你发一封邮件给所有秘书，分析一下这个邮件的正式程度：答案应该是26-30分目标是让这些秘书都能参加，采用媒介为，电子邮件口吻语气：比较轻快，不必非常正式二、如何确定文章的正式程度3、案例分析（2）：普通员工，写给行政部经理的投诉。分析正式程度：你跟对方熟